Beglaubigte Kopie von Dokumenten in Portugal

Was eine beglaubigte Kopie ist

Eine beglaubigte Kopie (cópia certificada) bestätigt, dass die Fotokopie mit dem Originaldokument übereinstimmt. Nach portugiesischem Recht hat sie dieselbe Beweiskraft, als wäre der Akt unter notarieller Mitwirkung vorgenommen worden (Diário da República — Lexionário; Decreto-Lei n.º 28/2000 art. 2.º).

Die elektronische Registrierung bei der Ordem dos Advogados ist zwingend: Eine durch einen advogado beglaubigte Kopie ist nur wirksam zertifiziert, wenn der Akt im Zeitpunkt der Beglaubigung im System der Ordem registriert wird und eine Identifikationsnummer erzeugt, die auf der Bescheinigung erscheint (Portaria n.º 657-B/2006 vom 29. Juni).

Wer in Portugal eine Kopie beglaubigen darf

Das portugiesische Recht lässt mehrere parallele Anbieter zu, die nach der Definition im Lexionário des Diário da República jeweils dieselbe Beweiskraft haben:

• Juntas de freguesia — für Standarddokumente; nützlich, wenn der Empfänger eine portugiesische Behörde ist.
• CTT — Correios de Portugal — 18 € für bis zu vier Seiten nach dem veröffentlichten Tarif, ohne Termin.
• Câmaras de comércio e indústria — für Geschäftsunterlagen.
• Advogados — einschließlich THE-Ö Legal, mit obligatorischer Registrierung im elektronischen System der Ordem gemäß Portaria n.º 657-B/2006.
• Solicitadores — mit derselben Pflicht zur elektronischen Registrierung.
• Notário público — der traditionelle Weg über ein cartório notarial.

Wann eine beglaubigte Kopie benötigt wird

Beglaubigte Kopien werden typischerweise für Einwanderungs- und Aufenthaltsakten (AIMA), portugiesische Staatsangehörigkeitsanträge (IRN und Ministério da Justiça), Bank-Onboarding, Hochschulzulassungen, ausländische Konsulareinreichungen, ausländische Gerichtsverfahren sowie grenzüberschreitende Immobilien- oder Unternehmenstransaktionen verlangt.

Die Wahl des Anbieters ist relevant. Eine durch CTT beglaubigte Kopie ist günstig und für viele inländische Zwecke ausreichend; eine anwaltlich beglaubigte Kopie hat dieselbe Beweiskraft, wird jedoch häufig bevorzugt, wenn sie Teil einer größeren Rechtsakte ist, das Original aus dem Ausland stammt oder der Empfänger eine ausländische Gegenpartei ist.

Die Anerkennung ist nicht universell

Keine portugiesische Beglaubigung garantiert die automatische Anerkennung durch jeden möglichen Empfänger. Ob AIMA, IRN, eine bestimmte Bank, ein bestimmtes Konsulat, eine bestimmte Universität, ein ausländisches Gericht, ein Arbeitgeber oder ein anderer Empfänger eine beglaubigte Kopie akzeptiert, hängt vom Zweck der Einreichung, den internen Regeln des Empfängers, der Art des Originaldokuments und dem beglaubigenden Berufsträger ab.

Bei sensiblen Akten, etwa Staatsangehörigkeitsanträgen, grenzüberschreitenden Akten oder Nicht-Haager-Zielen, klären wir den Anerkennungsweg vor Ausstellung der Beglaubigung mit Ihnen. Verlangt das Zielland zusätzlich eine Apostille oder konsularische Legalisation der beglaubigten Kopie, koordinieren wir diesen Schritt.

Ausländische Dokumente

Bei einem im Ausland ausgestellten Dokument prüfen wir zunächst den Legalisierungsstatus im Herkunftsland: Wurde das Dokument dort apostilliert oder benötigt es eine konsularische Legalisation? Manche im Herkunftsland wirksam ausgestellten Dokumente brauchen nach Artikel 41 des Código do Notariado keine weitere Legalisation, um in einem portugiesischen notariellen Akt verwendet zu werden.

Ist eine beglaubigte Übersetzung des ausländischen Dokuments erforderlich, bearbeiten wir sie parallel, entweder durch Anerkennung der Unterschrift auf der Bescheinigung eines qualifizierten Übersetzers oder durch anwaltliche Zertifizierung der Übersetzung nach Artikel 38 des Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

So erbringen wir die Leistung

Übergeben Sie das Original persönlich oder per sicherem Kurier. Wir fertigen die Fotokopie an, vergleichen sie mit dem Original, registrieren den Akt im elektronischen System der Ordem und erzeugen die Identifikationsnummer, unterzeichnen und stempeln die Bescheinigung und geben die beglaubigte Kopie mit dem Original zurück.

Bei Akten, die mehrere beglaubigte Kopien benötigen, arbeiten wir mit einer einzigen Annahme und erstellen den vollständigen Satz in einer Sitzung. Ist anschließend eine Apostille oder konsularische Legalisation erforderlich, koordinieren wir das Verfahren und liefern den vollständig legalisierten Satz.