Unterschriftsbeglaubigung in Portugal (Reconhecimento de Assinatura)

Was Unterschriftsanerkennung tatsächlich bedeutet

Im portugiesischen Recht ist reconhecimento de assinatura der notarielle Akt, durch den ein zuständiger Berufsträger bestätigt, wer eine Privaturkunde unterzeichnet hat. Er bestätigt nicht die Wahrheit des Dokumentinhalts, sondern die Urheberschaft der Unterschrift. Diese Unterscheidung ist wichtig, wenn das Dokument einer Bank, Behörde oder ausländischen Gegenpartei vorgelegt wird, die die Echtheit der Unterschrift feststellen muss.

Nach Artikel 153 des Código do Notariado, den Artikeln 5 und 6 des Decreto-Lei n.º 237/2001 sowie Artikel 38 des Decreto-Lei n.º 76-A/2006 sind portugiesische advogados und solicitadores befugt, Unterschriftsanerkennungen mit derselben Beweiskraft wie ein notário vorzunehmen. Der Akt wird im Zeitpunkt der Beglaubigung im elektronischen System der Ordem registriert (Portaria n.º 657-B/2006). Englischsprachige Mandanten verwenden häufig das Wort „notarisation“: Für die grenzüberschreitende Kommunikation ist dies eine zulässige Übersetzung, technisch handelt es sich jedoch um reconhecimento de assinatura und nicht um dieselbe Funktion wie bei einem anglo-amerikanischen Notary Public.

Die vier Formen der Unterschriftsanerkennung

Das portugiesische Recht kennt vier unterschiedliche Formen. Die Wahl der falschen Form ist der häufigste Grund, warum empfangende Stellen Dokumente zurückweisen.

• Einfache Anerkennung presencial — der Unterzeichner unterschreibt vor uns; wir erkennen Handschrift und Unterschrift oder nur die Unterschrift an. Sie erfolgt stets persönlich.
• Anerkennung presencial mit besonderen Vermerken — sie enthält eine zusätzliche Erklärung, etwa dass der Unterzeichner in einer bestimmten Eigenschaft handelt, als Geschäftsführer, gesetzlicher Vertreter oder Elternteil.
• Anerkennung por semelhança mit besonderen Vermerken — sie erfolgt durch Vergleich der Unterschrift mit einem Ausweisdokument oder EU-Pass und ist nur für Anerkennungen mit besonderen Vermerken zur Vertretungseigenschaft verfügbar.
• Anerkennung zur Verwendung im Ausland — derselbe Akt, verbunden mit anschließender Apostille oder konsularischer Legalisation je nach Zielland.

Wann welche Form erforderlich ist

Die einfache Anerkennung presencial wird von Banken, IRN, AIMA und portugiesischen Behörden typischerweise für Privaturkunden verlangt. Eine Anerkennung mit besonderen Vermerken ist erforderlich, wenn Sie im Namen eines Unternehmens, als gesetzlicher Vertreter, als Elternteil zur Genehmigung einer Minderjährigenreise unterzeichnen oder die empfangende Stelle ausdrücklich einen Vermerk verlangt, etwa „als gesetzlicher Vertreter von X, Lda.“.

Die Anerkennung por semelhança ist die Ausnahme. Sie ermöglicht die Anerkennung einer Vertretungseigenschaft ohne persönliche Anwesenheit des Unterzeichners; ihre Akzeptanz hängt von der empfangenden Stelle ab. Bei Banken, ausländischen Gerichten oder ausländischen Behörden verwenden wir standardmäßig die Form presencial, um Zurückweisungen zu vermeiden.

Grenzüberschreitende Fälle

Soll ein in Portugal unterzeichnetes Dokument im Ausland verwendet werden, ist in der Regel ein weiterer Legalisierungsschritt erforderlich. Für Haager Vertragsstaaten wird die portugiesische Apostille nach Decreto-Lei n.º 76-A/2006 von der Procuradoria-Geral da República für €10.20 pro Dokument, üblicherweise sofort, erteilt. Bei Nicht-Haager-Zielen übernimmt das portugiesische Konsularnetz die konsularische Legalisation.

Soll ein ausländisches Dokument in Portugal verwendet werden, ist die Reihenfolge häufig umgekehrt: Das Herkunftsland erteilt die Apostille oder führt die konsularische Legalisation durch, und wir übernehmen die beglaubigte Übersetzung sowie jede für den konkreten Akt erforderliche portugiesische Unterschriftsanerkennung.

So erbringen wir die Leistung

Bei der Aufnahme bestätigen wir die empfangende Stelle, den Zweck des Akts und die erforderliche Anerkennungsform. Anschließend bestätigen wir Umfang und Gebühr schriftlich, terminieren den Akt persönlich oder, soweit rechtlich zulässig, per Videokonferenz nach dem Regime vom 15. November 2021, führen die Anerkennung durch, registrieren den Akt im elektronischen System der Ordem und übergeben die unterzeichneten Originale.

Ist eine Apostille oder konsularische Legalisation erforderlich, koordinieren wir den Vorgang mit dem regionalen Dienst der PGR oder dem zuständigen portugiesischen Konsulat und senden Ihnen die vollständig legalisierten Originale zurück.

Gebühren und Fristen

Gebühren für anwaltliche Unterschriftsanerkennungen sind durch den Tarif der notariellen Akte nach dem Estatuto do Notariado (Decreto-Lei n.º 26/2004) begrenzt. Die standardmäßige Anerkennung presencial wird üblicherweise am selben Tag oder innerhalb eines Arbeitstags erledigt. Für geeignete Akte nach dem Regime vom November 2021 ist eine Videokonferenz häufig binnen 24 bis 48 Stunden verfügbar.

Bei grenzüberschreitenden Fällen kostet die Apostille zusätzlich €10.20 und wird üblicherweise sofort erteilt; die Dauer der konsularischen Legalisation hängt vom Zielkonsulat ab. Vor Beginn bestätigen wir die gesamten Kosten und die vollständige Bearbeitungszeit schriftlich.