Einleitung
Ein Käufer muss nicht bei jedem Schritt eines Immobilienkaufs persönlich in Portugal anwesend sein.
Mit einer procuração, also einer Vollmacht, kann der Käufer eine andere Person ermächtigen, genau bestimmte Handlungen in seinem Namen vorzunehmen.
Je nach Formulierung kann die bevollmächtigte Person Verträge unterzeichnen, Unterlagen beschaffen, Registerangelegenheiten erledigen, Transaktionssteuern zahlen und die endgültige Kaufurkunde unterzeichnen.
Das Dokument sollte nicht als allgemeines Formular behandelt werden. Eine Vollmacht für eine Immobilientransaktion muss das konkrete Geschäft, die erforderlichen Handlungen und die vom Käufer gewünschten Grenzen widerspiegeln.
Wozu die Vertretung bevollmächtigt werden kann
Die erforderlichen Befugnisse hängen von der Transaktion ab.
Eine Vollmacht für den Immobilienkauf kann dazu ermächtigen, die portugiesische Steuernummer des Käufers zu beantragen oder zu verwenden, Bescheinigungen und Registerunterlagen anzufordern, einen Reservierungsvertrag zu unterzeichnen, einen CPCV auszuhandeln oder zu unterzeichnen, transaktionsbezogene Erklärungen abzugeben, Steuern, Abgaben und Registergebühren zu zahlen, den Käufer gegenüber Steuer- und Grundbuchbehörden zu vertreten, die endgültige Kaufurkunde oder eine beglaubigte Privaturkunde zu unterzeichnen, den Erwerb eintragen zu lassen, Transaktionsunterlagen entgegenzunehmen und nach dem Abschluss Versorgungs- oder Gemeinschaftsangelegenheiten zu regeln.
Eine bevollmächtigte Person darf nur innerhalb der im Dokument erteilten Befugnisse handeln.
Ist eine Handlung nicht hinreichend klar erfasst, können Notar, Anwalt, Bank, Registerstelle oder Gegenpartei die Vollmacht ablehnen.
Warum eine spezielle Vollmacht meist sicherer ist
Eine weit gefasste Generalvollmacht kann zahlreiche Handlungen erlauben, die mit dem beabsichtigten Kauf nichts zu tun haben.
Für eine Immobilientransaktion ist eine spezielle oder besondere Vollmacht in der Regel geeigneter.
Das Dokument kann die Immobilie oder die beabsichtigte Transaktionsart, den maximalen Kaufpreis, die vom Vertreter zu unterzeichnenden Verträge, die zu zahlenden Steuern und Gebühren, eine Befugnis zum Empfang oder zur Überweisung von Geld, die Zulässigkeit einer Untervollmacht, ein Ablaufdatum sowie Bedingungen oder Einschränkungen festlegen.
Der richtige Umfang sollte weit genug sein, um die Transaktion abzuschließen, aber nicht weiter als erforderlich.
Kauf einer noch nicht ausgewählten Immobilie
Manchmal möchte ein Käufer bereits vor Auswahl der endgültigen Immobilie eine Vertretung bestellen.
In diesem Fall kann die Vollmacht die Art des Erwerbs beschreiben und finanzielle oder verfahrensbezogene Grenzen festlegen, statt eine konkrete Immobilie zu bezeichnen.
Dies erfordert eine sorgfältige Formulierung.
Ein zu enges Dokument kann unbrauchbar werden. Ein zu weites Dokument kann unnötige Risiken schaffen.
Vor der Ausarbeitung sollte der Käufer die beabsichtigte Suche, die Preisspanne, die Finanzierungssituation und die erwartete Transaktionsstruktur erläutern.
Unterzeichnung der Vollmacht in Portugal
Eine Vollmacht kann in Portugal in der für die erfassten Handlungen geeigneten Form unterzeichnet werden.
Die vollmachtgebende Person muss einen gültigen Identitätsnachweis vorlegen und das zu unterzeichnende Dokument verstehen.
Je nach Dokument und empfangender Stelle können zusätzliche Identitäts- oder Transaktionsangaben erforderlich sein.
Die bevollmächtigte Person muss nicht zwingend gleichzeitig unterzeichnen, das endgültige Dokument muss jedoch für die Behörden und Parteien geeignet sein, die sich darauf verlassen.
Unterzeichnung der Vollmacht aus dem Ausland
Auch ein Käufer außerhalb Portugals kann eine Vollmacht erteilen.
Der verfügbare Weg hängt vom Land, der unterzeichnenden Stelle und den Anforderungen des portugiesischen Empfängers ab.
Übliche Wege können die Unterzeichnung vor einer portugiesischen Konsularbehörde, vor einem zuständigen ausländischen Notar oder einer Behörde, die Einholung einer Apostille oder sonstigen Legalisation und gegebenenfalls die Anfertigung einer beglaubigten portugiesischen Übersetzung umfassen.
Die Formalitäten sollten vor der Unterzeichnung bestätigt werden.
Ein Dokument kann im Unterzeichnungsland gültig sein und dennoch in Portugal abgelehnt werden, wenn Anforderungen an Beglaubigung, Legalisation, Übersetzung oder Formulierung nicht erfüllt sind.
Apostille und Übersetzung
Eine ausländische Vollmacht muss häufig beglaubigt werden, bevor sie in Portugal verwendet werden kann.
Ist das Ausstellungsland Vertragsstaat des Haager Apostille-Übereinkommens, kann die Apostille die einschlägige Beglaubigungsform sein. Andere Länder können ein anderes Legalisationsverfahren erfordern.
Ein fremdsprachiges Dokument kann außerdem eine beglaubigte portugiesische Übersetzung erfordern.
Die richtige Reihenfolge ist wichtig. Anforderungen an Übersetzung, Beglaubigung und Apostille sollten vor der Unterzeichnung geplant werden.
Gehen Sie nicht davon aus, dass eine eingescannte Kopie, eine einfache Übersetzung oder ein ausländischer Notarstempel für die portugiesische Transaktion ausreicht.
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Rechtliche Bewertung erhaltenAnforderungen von Bank und Finanzierung
Eine für den Immobilienvertrag akzeptierte Vollmacht erfüllt nicht automatisch die Anforderungen der finanzierenden Bank.
Banken können eigene Formulierungen, zusätzliche Identitätsnachweise, Einschränkungen bei Fernunterzeichnungen, die persönliche Unterzeichnung bestimmter Dokumente durch den Darlehensnehmer oder gesonderte Formvorschriften für Hypothekenunterlagen verlangen.
Bei Finanzierung sollte der Käufer die Bankanforderungen vor Fertigstellung der Vollmacht bestätigen.
Der Immobilienanwalt und die finanzierende Bank sollten nicht mit widersprüchlichen Fassungen arbeiten.
Schutzvorkehrungen für den Käufer
Eine Vollmacht erteilt einer anderen Person rechtliche Handlungsbefugnis.
Sinnvolle Schutzvorkehrungen können die Bestellung einer vertrauenswürdigen und beruflich verantwortlichen Vertretung, die klare Bezeichnung der Transaktion, die Festlegung eines maximalen Kaufpreises, Beschränkungen für den Empfang oder die Übertragung von Geld, Grenzen für Untervollmachten, ein Ablaufdatum, die Vorlage von Nachweisen vor der Unterzeichnung, schriftliche Weisungen, Kopien von Verträgen und Zahlungsbelegen sowie der Widerruf der Vollmacht nach Wegfall des Bedarfs sein.
Die Schutzvorkehrungen sollten zur Transaktion passen.
Vollmacht und CPCV-Prüfung
Eine Vollmacht löst das Problem der persönlichen Anwesenheit.
Sie ersetzt nicht die rechtliche Prüfung der Transaktion.
Bevor jemand zur Unterzeichnung eines CPCV ermächtigt wird, sollte der Käufer Anzahlung, Finanzierungsbedingungen, Fristen, Folgen der Nichterfüllung, Immobilienregister, Pflichten des Verkäufers und ungelöste rechtliche Risiken verstehen.
Die Vertretung sollte klare schriftliche Weisungen dazu erhalten, was akzeptiert werden darf und was nicht.
Widerruf
Eine Vollmacht kann grundsätzlich vorbehaltlich ihrer Formulierung und Rechtsnatur widerrufen werden.
Der Widerruf sollte dokumentiert und der bevollmächtigten Person, beteiligten Anwälten oder Notaren, dem Verkäufer oder dessen Anwalt, Banken sowie Registerstellen oder Behörden mitgeteilt werden, die sich auf das Dokument gestützt haben.
Praktisch ist der Widerruf nicht wirksam, wenn relevante Parteien ohne Mitteilung weiterhin auf eine scheinbar gültige Vollmacht vertrauen.
Schritt für Schritt
1. Erläutern Sie die beabsichtigte Immobilientransaktion.
2. Bestimmen Sie die Handlungen, die die Vertretung vornehmen muss.
3. Legen Sie finanzielle und verfahrensbezogene Grenzen fest.
4. Entwerfen Sie die portugiesische oder zweisprachige Vollmacht.
5. Bestätigen Sie die Unterzeichnungsformalitäten im Unterzeichnungsland.
6. Erledigen Sie erforderliche notarielle Beglaubigung, Apostille, Legalisation oder Übersetzung.
7. Senden Sie das anerkannte Original oder die beglaubigte Form nach Portugal.
8. Verwenden Sie das Dokument nur innerhalb des vereinbarten Umfangs.
9. Widerrufen oder beenden Sie die Befugnis nach Abschluss der Transaktion.