Copia certificada de documentos en Portugal

Qué es una copia certificada

Una copia certificada (cópia certificada) acredita que la fotocopia coincide con el documento original. Conforme al Derecho portugués, una copia certificada tiene la misma fuerza probatoria que si el acto se hubiera realizado con intervención notarial (Diário da República — Lexionário; Decreto-Lei n.º 28/2000 art. 2.º).

El registro electrónico en la Ordem dos Advogados es obligatorio: una copia certificada por un advogado solo queda válidamente certificada si el acto se registra en el sistema de la Ordem en el momento de la certificación, generando un número de identificación que figura en la propia certificación (Portaria n.º 657-B/2006 de 29 de junio). (Portaria n.º 657-B/2006 of 29 June)

Quién puede certificar una copia en Portugal

La legislación portuguesa autoriza a varios prestadores paralelos, todos ellos con la misma fuerza probatoria según la definición del lexionário del Diário da República:

• Juntas de freguesia — para documentos ordinarios; útiles cuando el destinatario es una autoridad pública portuguesa.
• CTT — Correios de Portugal — €18 por hasta cuatro páginas conforme a la tarifa publicada, con atención sin cita.
• Câmaras de comércio e indústria — para documentos mercantiles.
• Advogados — incluida THE-Ö Legal, con registro obligatorio en el sistema electrónico de la Ordem conforme a la Portaria n.º 657-B/2006.
• Solicitadores — sujetos al mismo requisito de registro electrónico.
• Notário público — la vía tradicional mediante cartório notarial.

Cuándo se necesita una copia certificada

Las copias certificadas se solicitan habitualmente para expedientes de inmigración y residencia (AIMA), solicitudes de nacionalidad portuguesa (IRN y Ministério da Justiça), apertura de cuentas bancarias, matrícula universitaria, presentaciones ante consulados extranjeros, procedimientos judiciales extranjeros y operaciones inmobiliarias o societarias transfronterizas.

La elección del prestador importa. Una copia certificada por CTT es económica y suficiente para muchos usos nacionales; una copia certificada por abogado tiene la misma fuerza probatoria, pero suele preferirse cuando acompaña a un expediente jurídico más amplio, cuando el original es extranjero o cuando el destinatario es una contraparte extranjera.

La aceptación no es universal

Ninguna certificación portuguesa garantiza la aceptación automática por todos los posibles destinatarios. La aceptación por AIMA, IRN, un banco, consulado o universidad concretos, un tribunal extranjero, un empleador u otro destinatario depende de la finalidad de la presentación, las normas internas del destinatario, el tipo de documento original y el profesional que realizó la certificación.

En expedientes sensibles, como solicitudes de nacionalidad, actos transfronterizos o destinos no adheridos al Convenio de La Haya, confirmamos con usted la vía de aceptación antes de emitir la certificación. Cuando el destino exige además apostilla o legalización consular sobre la copia certificada, coordinamos ese trámite.

Documentos extranjeros

Para un documento emitido en el extranjero, primero revisamos su situación de legalización en el país de origen: ¿fue apostillado allí o requiere legalización consular? Algunos documentos válidamente emitidos en el país de origen no necesitan legalización adicional para utilizarse en un acto notarial portugués, conforme al artículo 41 del Código do Notariado.

Cuando se exige una traducción certificada del documento extranjero, la gestionamos en paralelo, mediante reconocimiento de la firma en la certificación de un traductor cualificado o mediante certificación de la traducción por un advogado conforme al artículo 38 del Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

Cómo prestamos el servicio

Entregue el original, personalmente o por mensajería segura. Hacemos la fotocopia, la cotejamos con el original, registramos el acto en el sistema electrónico de la Ordem para generar el número de identificación, firmamos y sellamos la certificación y devolvemos la copia certificada junto con el original.

Cuando se necesitan varias copias certificadas, trabajamos a partir de una sola recepción y producimos el conjunto completo en una sesión. Si se requiere después apostilla o legalización consular, coordinamos el procedimiento y entregamos el conjunto plenamente legalizado.