Cópia certificada de documentos em Portugal

O que é uma cópia certificada

Uma cópia certificada (cópia certificada) atesta que a fotocópia corresponde ao documento original. Nos termos da lei portuguesa, a cópia certificada tem a mesma força probatória que teria se o ato tivesse sido praticado com intervenção notarial (Diário da República — Lexionário; Decreto-Lei n.º 28/2000 art. 2.º).

O registo eletrónico na Ordem dos Advogados é obrigatório: uma cópia certificada por advogado só é validamente certificada se o ato for registado no sistema da Ordem no momento da certificação, gerando um número de identificação que consta da própria certificação (Portaria n.º 657-B/2006 de 29 de junho). (Portaria n.º 657-B/2006 of 29 June)

Quem pode certificar uma cópia em Portugal

A lei portuguesa autoriza vários prestadores em paralelo, todos com a mesma força probatória segundo a definição do lexionário do Diário da República:

• Juntas de freguesia — para documentos correntes; úteis quando o destinatário é uma entidade pública portuguesa.
• CTT — Correios de Portugal — €18 até quatro páginas de acordo com a tarifa publicada, com atendimento sem marcação.
• Câmaras de comércio e indústria — para documentos empresariais.
• Advogados — incluindo a THE-Ö Legal, com registo obrigatório no sistema eletrónico da Ordem nos termos da Portaria n.º 657-B/2006.
• Solicitadores — sujeitos ao mesmo requisito de registo eletrónico.
• Notário público — a via tradicional através de cartório notarial.

Quando é necessária uma cópia certificada

As cópias certificadas são habitualmente pedidas em processos de imigração e residência (AIMA), pedidos de cidadania portuguesa (IRN e Ministério da Justiça), abertura de contas bancárias, matrículas universitárias, apresentações consulares no estrangeiro, processos judiciais estrangeiros e transações imobiliárias ou societárias transfronteiriças.

A escolha do prestador é relevante. Uma cópia certificada pelos CTT é económica e suficiente para muitas utilizações nacionais; uma cópia certificada por advogado tem a mesma força probatória, mas é frequentemente preferível quando acompanha um processo jurídico mais amplo, quando o original é estrangeiro ou quando o destinatário é uma contraparte estrangeira.

A aceitação não é universal

Nenhuma certificação portuguesa garante aceitação automática por todos os possíveis destinatários. A aceitação por AIMA, IRN, um banco, consulado ou universidade específicos, um tribunal estrangeiro, um empregador ou outro destinatário depende da finalidade da apresentação, das regras internas do destinatário, do tipo de documento original e do profissional que realizou a certificação.

Em processos sensíveis, como pedidos de cidadania, atos transfronteiriços ou destinos fora da Convenção da Haia, confirmamos consigo o percurso de aceitação antes de emitir a certificação. Quando o destino exige apostila ou legalização consular adicional sobre a cópia certificada, coordenamos essa etapa.

Documentos estrangeiros

Para um documento emitido no estrangeiro, começamos por verificar a situação de legalização no país de origem: o documento foi apostilado no país de origem ou necessita de legalização consular? Alguns documentos validamente emitidos no país de origem não precisam de legalização adicional para serem utilizados num ato notarial português, nos termos do artigo 41.º do Código do Notariado.

Quando é necessária uma tradução certificada do documento estrangeiro, tratamos dela em paralelo, por reconhecimento da assinatura na certificação de um tradutor qualificado ou por certificação da tradução por advogado ao abrigo do artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

Como prestamos o serviço

Apresente o original, pessoalmente ou por estafeta seguro. Fazemos a fotocópia, conferimos com o original, registamos o ato no sistema eletrónico da Ordem para gerar o número de identificação, assinamos e carimbamos a certificação e devolvemos a cópia certificada juntamente com o original.

Nos processos que exigem várias cópias certificadas, trabalhamos a partir de uma única receção e produzimos o conjunto completo numa só sessão. Quando é necessária uma apostila ou legalização consular posterior, coordenamos o procedimento e entregamos o conjunto totalmente legalizado.