Reconhecimento de Assinatura em Portugal

O que é realmente o reconhecimento de assinatura

No direito português, o reconhecimento de assinatura é o ato notarial pelo qual um profissional competente certifica quem assinou um documento particular. Não certifica a veracidade do conteúdo do documento, mas a autoria da assinatura. Esta distinção é relevante quando o documento é apresentado a um banco, uma entidade pública ou uma contraparte estrangeira que necessita de confirmar a autenticidade da assinatura.

Nos termos do artigo 153.º do Código do Notariado, dos artigos 5.º e 6.º do Decreto-Lei n.º 237/2001 e do artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006, os advogados e solicitadores portugueses são competentes para efetuar reconhecimentos de assinatura com a mesma força probatória de um notário. O ato é registado no sistema eletrónico da Ordem no momento da certificação (Portaria n.º 657-B/2006). Os clientes de língua inglesa usam frequentemente a palavra «notarisation» para este ato: é uma tradução válida na comunicação transfronteiriça, mas o ato português subjacente é tecnicamente um reconhecimento de assinatura, não sendo idêntico à função notarial anglo-americana.

As quatro modalidades de reconhecimento de assinatura

A lei portuguesa prevê quatro modalidades distintas. A escolha da modalidade errada é a causa mais frequente de rejeição de documentos pelas entidades destinatárias.

• Reconhecimento simples presencial — o signatário assina perante nós; reconhecemos a letra e a assinatura, ou apenas a assinatura. É sempre realizado presencialmente.
• Reconhecimento presencial com menções especiais — inclui uma declaração adicional, por exemplo, de que o signatário atua numa determinada qualidade, como gerente, representante legal ou progenitor.
• Reconhecimento por semelhança com menções especiais — efetuado por comparação da assinatura com um documento de identificação ou passaporte da UE; disponível apenas para reconhecimentos com menções especiais relativos à qualidade de representante.
• Reconhecimento para utilização no estrangeiro — o mesmo ato, combinado com apostila ou legalização consular posterior, consoante o país de destino.

Quando é necessária cada modalidade

O reconhecimento simples presencial é normalmente o exigido por bancos, IRN, AIMA e entidades públicas portuguesas para um documento particular. O reconhecimento com menções especiais é necessário quando assina em nome de uma empresa, como representante legal, como progenitor que autoriza a viagem de um menor, ou quando a entidade destinatária exige expressamente uma menção, por exemplo «na qualidade de representante legal da X, Lda.».

O reconhecimento por semelhança é excecional. Permite reconhecer a qualidade de representante sem a presença do signatário, e a sua aceitação depende da entidade destinatária. Quando o destino é um banco, um tribunal estrangeiro ou uma autoridade pública no estrangeiro, optamos por regra pelo reconhecimento presencial para evitar rejeições.

Situações transfronteiriças

Para um documento assinado em Portugal ser utilizado no estrangeiro, é normalmente necessária uma etapa adicional de legalização. Para destinos abrangidos pela Convenção da Haia, a apostila portuguesa é emitida pela Procuradoria-Geral da República pelo valor de €10.20 por documento, geralmente de imediato. Para destinos fora da Convenção da Haia, a rede consular portuguesa trata da legalização consular. (Decreto-Lei n.º 76-A/2006)

Para um documento estrangeiro ser utilizado em Portugal, a sequência é frequentemente inversa: o país de origem emite a apostila ou efetua a legalização consular, e nós tratamos da tradução certificada e de qualquer reconhecimento de assinatura necessário em Portugal para o ato concreto.

Como prestamos o serviço

Na receção do pedido confirmamos a entidade destinatária, a finalidade do ato e a modalidade de reconhecimento exigida. Em seguida, confirmamos por escrito o âmbito e os honorários, marcamos o ato, presencialmente ou, quando legalmente admissível, por videoconferência ao abrigo do regime de 15 de novembro de 2021, efetuamos o reconhecimento, registamos o ato no sistema eletrónico da Ordem e entregamos os originais assinados.

Quando é necessária apostila ou legalização consular, coordenamos o processo com o serviço distrital da PGR ou com o consulado português competente e devolvemos os originais totalmente legalizados.

Honorários e prazos

Os honorários pelo reconhecimento de assinatura por advogado estão limitados pela tabela dos atos notariais prevista no Estatuto do Notariado (Decreto-Lei n.º 26/2004). O reconhecimento presencial normal é geralmente concluído no próprio dia ou no prazo de um dia útil. Para atos elegíveis ao abrigo do regime de novembro de 2021, a videoconferência está frequentemente disponível em 24 a 48 horas.

Nos processos transfronteiriços, a apostila acrescenta €10.20 e é geralmente imediata; o prazo da legalização consular depende do consulado do país de destino. Antes de iniciar, apresentamos por escrito o custo e o prazo completos de todo o processo.