Copie certifiée de documents au Portugal

Qu’est-ce qu’une copie certifiée

Une copie certifiée (cópia certificada) atteste que la photocopie est conforme au document original. En droit portugais, elle a la même force probante que si l’acte avait été accompli avec intervention notariale (Diário da República — Lexionário; Decreto-Lei n.º 28/2000 art. 2.º).

L’enregistrement électronique auprès de l’Ordem dos Advogados est obligatoire : une copie certifiée par un advogado n’est valablement certifiée que si l’acte est enregistré dans le système de l’Ordem au moment de la certification, ce qui génère un numéro d’identification figurant sur la certification (Portaria n.º 657-B/2006 du 29 juin). (Portaria n.º 657-B/2006 of 29 June)

Qui peut certifier une copie au Portugal

Le droit portugais autorise plusieurs prestataires parallèles, chacun disposant de la même force probante selon la définition du lexionário du Diário da República :

• Juntas de freguesia — pour les documents courants ; utiles lorsque le destinataire est une autorité publique portugaise.
• CTT — Correios de Portugal — 18 € jusqu’à quatre pages selon le tarif publié, avec service sans rendez-vous.
• Câmaras de comércio e indústria — pour les documents commerciaux.
• Advogados — dont THE-Ö Legal, avec enregistrement obligatoire dans le système électronique de l’Ordem conformément à la Portaria n.º 657-B/2006.
• Solicitadores — soumis à la même obligation d’enregistrement électronique.
• Notário público — la voie traditionnelle par un cartório notarial.

Quand une copie certifiée est nécessaire

Les copies certifiées sont généralement demandées pour les dossiers d’immigration et de résidence (AIMA), les demandes de nationalité portugaise (IRN et Ministério da Justiça), l’ouverture de comptes bancaires, les inscriptions universitaires, les dépôts consulaires à l’étranger, les procédures judiciaires étrangères et les opérations immobilières ou sociétaires transfrontalières.

Le choix du prestataire compte. Une copie certifiée par CTT est économique et suffisante pour de nombreux usages nationaux ; une copie certifiée par avocat a la même force probante, mais est souvent préférable lorsqu’elle accompagne un dossier juridique plus large, lorsque l’original est étranger ou lorsque le destinataire est une contrepartie étrangère.

L’acceptation n’est pas universelle

Aucune certification portugaise ne garantit une acceptation automatique par tous les destinataires possibles. L’acceptation par l’AIMA, l’IRN, une banque, un consulat ou une université déterminés, une juridiction étrangère, un employeur ou un autre destinataire dépend de la finalité du dépôt, des règles internes du destinataire, du type de document original et du professionnel ayant effectué la certification.

Pour les dossiers sensibles, notamment les demandes de nationalité, les actes transfrontaliers ou les destinations non parties à la Convention de La Haye, nous confirmons avec vous la voie d’acceptation avant d’établir la certification. Lorsque la destination exige en plus une apostille ou une légalisation consulaire sur la copie certifiée, nous coordonnons cette étape.

Documents étrangers

Pour un document délivré à l’étranger, nous vérifions d’abord son statut de légalisation dans le pays d’origine : a-t-il été apostillé dans ce pays ou nécessite-t-il une légalisation consulaire ? Certains documents valablement délivrés dans le pays d’origine n’ont besoin d’aucune légalisation supplémentaire pour être utilisés dans un acte notarial portugais, conformément à l’article 41 du Código do Notariado.

Lorsqu’une traduction certifiée du document étranger est exigée, nous la traitons en parallèle, soit par reconnaissance de la signature figurant sur la certification d’un traducteur qualifié, soit par certification de la traduction par un advogado en vertu de l’article 38 du Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

Comment nous intervenons

Remettez l’original, en personne ou par courrier sécurisé. Nous réalisons la photocopie, la comparons à l’original, enregistrons l’acte dans le système électronique de l’Ordem pour générer le numéro d’identification, signons et tamponnons la certification, puis renvoyons la copie certifiée avec l’original.

Pour les dossiers nécessitant plusieurs copies certifiées, nous travaillons à partir d’une seule réception et produisons l’ensemble complet en une session. Si une apostille ou une légalisation consulaire ultérieure est nécessaire, nous coordonnons la procédure et livrons le dossier entièrement légalisé.