Légalisation de signature au Portugal (Reconhecimento de Assinatura)

Ce qu’est réellement la reconnaissance de signature

En droit portugais, le reconhecimento de assinatura est l’acte notarial par lequel un professionnel compétent certifie l’identité de la personne ayant signé un acte sous seing privé. Il ne certifie pas la véracité du contenu du document, mais l’auteur de la signature. Cette distinction est importante lorsque le document est présenté à une banque, une autorité publique ou une contrepartie étrangère qui doit vérifier l’authenticité de la signature.

En vertu de l’article 153 du Código do Notariado, des articles 5 et 6 du Decreto-Lei n.º 237/2001 et de l’article 38 du Decreto-Lei n.º 76-A/2006, les advogados et solicitadores portugais sont compétents pour effectuer une reconnaissance de signature avec la même force probante qu’un notário. L’acte est enregistré dans le système électronique de l’Ordem au moment de la certification (Portaria n.º 657-B/2006). Les clients anglophones utilisent souvent le mot «notarisation» pour cet acte : il s’agit d’une traduction valable pour les échanges transfrontaliers, mais l’acte portugais sous-jacent est techniquement un reconhecimento de assinatura et ne correspond pas à la fonction notariale anglo-américaine.

Les quatre formes de reconnaissance de signature

Le droit portugais reconnaît quatre formes distinctes. Le choix de la mauvaise forme est la cause la plus fréquente de rejet des documents par les organismes destinataires.

• Reconnaissance simple presencial — le signataire signe devant nous ; nous reconnaissons l’écriture et la signature, ou uniquement la signature. Elle est toujours réalisée en personne.
• Reconnaissance presencial avec mentions spéciales — elle comporte une déclaration supplémentaire, par exemple que le signataire agit dans une qualité déterminée, comme dirigeant, représentant légal ou parent.
• Reconnaissance por semelhança avec mentions spéciales — elle est effectuée par comparaison de la signature avec une pièce d’identité ou un passeport de l’UE ; elle n’est disponible que pour les reconnaissances avec mentions spéciales concernant une qualité de représentant.
• Reconnaissance destinée à l’étranger — le même acte, complété ensuite par une apostille ou une légalisation consulaire selon le pays de destination.

Quand chaque forme est nécessaire

La reconnaissance simple presencial est généralement exigée par les banques, l’IRN, l’AIMA et les autorités publiques portugaises pour un document privé. La reconnaissance avec mentions spéciales est nécessaire lorsque vous signez au nom d’une société, comme représentant légal, comme parent autorisant le voyage d’un mineur, ou lorsque l’organisme destinataire demande expressément une mention, par exemple «en qualité de représentant légal de X, Lda.».

La reconnaissance por semelhança constitue l’exception. Elle permet de reconnaître la qualité de représentant sans présence du signataire, et son acceptation dépend de l’organisme destinataire. Lorsque le destinataire est une banque, une juridiction étrangère ou une autorité publique à l’étranger, nous privilégions la forme presencial afin d’éviter un rejet.

Situations transfrontalières

Pour qu’un document signé au Portugal soit utilisé à l’étranger, une étape supplémentaire de légalisation est généralement nécessaire. Pour les destinations parties à la Convention de La Haye, l’apostille portugaise est délivrée par la Procuradoria-Geral da República au tarif de €10.20 par document, généralement immédiatement. Pour les destinations non parties, le réseau consulaire portugais assure la légalisation consulaire. (Decreto-Lei n.º 76-A/2006)

Pour utiliser un document étranger au Portugal, la situation est souvent inverse : le pays d’origine délivre l’apostille ou effectue la légalisation consulaire, et nous nous chargeons de la traduction certifiée et de toute reconnaissance de signature nécessaire au Portugal pour l’acte concerné.

Comment nous intervenons

Lors de l’ouverture du dossier, nous confirmons l’organisme destinataire, la finalité de l’acte et la forme de reconnaissance requise. Nous confirmons ensuite par écrit le périmètre et les honoraires, fixons l’acte, en personne ou, lorsque la loi le permet, par visioconférence selon le régime du 15 novembre 2021, effectuons la reconnaissance, enregistrons l’acte dans le système électronique de l’Ordem et remettons les originaux signés.

Lorsqu’une apostille ou une légalisation consulaire est nécessaire, nous coordonnons le dossier avec le service territorial de la PGR ou le consulat portugais compétent et vous renvoyons les originaux entièrement légalisés.

Honoraires et délais

Les honoraires de reconnaissance de signature par avocat sont plafonnés par le tarif des actes notariaux prévu par l’Estatuto do Notariado (Decreto-Lei n.º 26/2004). La reconnaissance presencial standard est généralement réalisée le jour même ou sous un jour ouvrable. Pour les actes éligibles au régime de novembre 2021, la visioconférence est souvent disponible sous 24 à 48 heures.

Dans les situations transfrontalières, l’apostille ajoute €10.20 et est généralement immédiate ; le délai de légalisation consulaire dépend du consulat de destination. Avant de commencer, nous confirmons par écrit le coût et le délai complets de bout en bout.