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外国文件能否在葡萄牙使用取决于三项因素：具体用途，是提交给某一葡萄牙机关、法院还是私人相对方；原籍国；以及是否须在原籍国办理合法化，即 apostille 或领事认证，还是因具体用途符合某项例外而无需合法化。
本指南说明从原籍国文件到可提交葡萄牙机关文件的完整流程，并针对 THE-Ö Legal 最常收到咨询的原籍国设置专门章节。
三步模式
对大多数外国文件而言，在葡萄牙使用通常依次经历三个步骤：1）在原籍国办理合法化，海牙缔约国采用 apostille，非海牙国家采用领事认证；2）翻译成葡萄牙语，并由葡萄牙有权专业人员完成或认证；3）如具体行为要求，在葡萄牙一侧办理确认或认证，例如确认译文上的签名，或由律师认证提交用副本。
Código do Notariado 第 41 条例外与这套模式并行适用，详见下文。
第 1 步 — 原籍国合法化
若原籍国为海牙缔约国，2026 年共有 125 个以上国家，则由该国有权机关为文件加具 apostille。在美国，通常由文件签发州的 Secretary of State 办理。在英国，由 FCDO 的 Legalisation Office 办理。在巴西，自 2016 年加入《海牙公约》后，由 cartórios extrajudiciais 办理 apostille。每个原籍国均有自己的有权机关。
对于非海牙原籍国，包括部分非洲、中东和中亚国家，需要多步骤领事认证：当地公证、原籍国外交部确认，以及该国葡萄牙领事馆或有权限的葡萄牙外交代表机构确认。自葡萄牙于 2019 年相应纳入海牙体系后，葡萄牙文件送往其他海牙国家时使用 apostille，而不再采用旧有领事途径。
第 2 步 — 葡萄牙语认证翻译
葡萄牙没有相当于西班牙 traductor jurado 或巴西 tradutor juramentado 的宣誓译者名册。IRN 确认，翻译认证可由 notário、conservador ou oficial dos registos、advogado、solicitador 或 câmara de comércio e indústria 办理；商会适用 Decreto-Lei n.º 244/92。
实际流程通常是：合格译员完成并签署译文，随后由葡萄牙 advogado、solicitador 或 notário 认证译员签名。另一种方式是，能读写原文语言的 advogado 亲自翻译并认证。对于由欧盟成员国签发的公共文件，如出生、结婚或死亡证明，欧盟特别法规使某些认证翻译免于进一步确认。
第 3 步 — 必要时在葡萄牙办理确认
对于葡萄牙境内的大多数用途，如 AIMA 案件、IRN 提交、银行开户和大学入学，已经合法化并翻译的外国文件可直接使用，无需进一步确认。对于特定行为，例如外国文件被纳入葡萄牙公证行为，或接收机关明确要求额外的核证副本盖章，则还需在葡萄牙办理一项附加行为。
这可能包括：由葡萄牙律师认证合法化外国文件的副本；确认葡萄牙语译文上的签名；或在跨境公司行为中办理引用该外国文件的 termo de autenticação。我们会在受理时确定哪些步骤适用。
第 41 条例外 — 何时无需在原籍国合法化
葡萄牙有一项值得注意的例外，葡萄牙一家竞争 notário 的说明亦予以确认：“依当地法律在国外签发的文件，用于葡萄牙公证行为时，无需合法化即可在葡萄牙发生效力”（csnotaria.com）。
法律依据为 Código do Notariado 第 41 条：依文件签发国法律有效制作的文件，可在葡萄牙公证行为中接受，无需进一步合法化。该例外范围较窄，是否适用取决于具体用途。它适合将外国文件纳入葡萄牙公证行为；若文件直接提交给 AIMA 或 IRN 等葡萄牙公共机关，通常不能免除 apostille 或领事认证。
实践中，第 41 条例外最适用于跨境公司、家庭法和继承行为，即外国文件被葡萄牙 termo de autenticação 或 escritura 引用。若文件独立提交给葡萄牙机关，应预期办理 apostille 或领事程序。
美国和英国文件
美国签发的文件，如出生和结婚证明、法院判决、授权委托书及公司文件，需要文件签发州 Secretary of State 加具 apostille，并在葡萄牙完成葡萄牙语认证翻译。州签发的民事记录通常需要先由 county 认证，再由州加具 apostille。
英国签发的文件需要 Foreign, Commonwealth & Development Office（FCDO）Legalisation Office 加具 apostille，并完成葡萄牙语认证翻译。法院文件和学历证书在 FCDO apostille 前可能需要中间公证认证。
巴西文件
自巴西于 2016 年 8 月 14 日加入《海牙公约》后，巴西文件由 Corregedoria Nacional de Justiça 授权的 cartórios extrajudiciais 加具 apostille。Apostille 在文件原籍州办理，例如圣保罗、里约热内卢、米纳斯吉拉斯等，并在文件离开巴西前完成。
用于葡萄牙时，巴西文件加具 apostille 后，在需要时须附欧洲葡萄牙语认证翻译；语言差异会影响法律术语的准确性。葡萄牙机关经常接受巴西葡萄牙语文件而不要求翻译，但用于葡萄牙公证行为时，仍可能要求适配或翻译为欧洲葡萄牙语。
俄罗斯和乌克兰文件
俄罗斯和乌克兰均为海牙缔约国，因此两国公共文件均在原籍国加具 apostille。俄罗斯由司法部或其授权地区机关办理。乌克兰则根据文件类型，由司法部、外交部或教育部办理。
自 2022 年以来，在部分葡萄牙机关场景中，对俄罗斯文件原始 apostille 的核验更加复杂。我们会在受理时确认具体接收机关的接受情况。欧洲葡萄牙语认证翻译由葡萄牙合格译员完成，之后由 advogado 根据 Decreto-Lei n.º 76-A/2006 第 38 条认证。
西班牙文件
西班牙签发的文件由西班牙司法部或针对公证文件的授权 Colegio Notarial 加具 apostille。提交葡萄牙机关时，通常需要欧洲葡萄牙语认证翻译，不过葡萄牙机关为阅读目的经常接受西班牙语文件。
西班牙与葡萄牙之间的跨境文件量很大，因此某些葡萄牙 cartórios 具备西班牙语服务能力。对于与法律服务相连的行为，西班牙语葡萄牙 advogado 可在同一案件中完成受理、翻译认证及后续葡萄牙公证行为。