Ausländische Dokumente in Portugal verwenden — vollständiger Leitfaden

Schnellprüfung: Was Sie benötigen

Ob ein ausländisches Dokument in Portugal verwendet werden kann, hängt von drei Punkten ab: dem konkreten Verwendungszweck bei einer portugiesischen Behörde, einem Gericht oder einer privaten Gegenpartei, dem Herkunftsland und der Frage, ob im Herkunftsland eine Legalisation durch Apostille oder konsularische Legalisation erfolgt oder wegen einer Ausnahme nicht erforderlich ist.

Dieser Leitfaden beschreibt den vollständigen Weg vom Dokument des Herkunftslands bis zum für eine portugiesische Behörde verwendbaren Dokument und enthält länderspezifische Abschnitte zu den Herkunftsländern, nach denen THE-Ö Legal am häufigsten gefragt wird.

Das Drei-Schritte-Modell

Bei den meisten ausländischen Dokumenten erfolgt die Verwendung in Portugal in drei aufeinanderfolgenden Schritten: 1) Legalisation im Herkunftsland durch Apostille für Haager Staaten oder konsularische Legalisation für Nicht-Haager-Staaten; 2) beglaubigte Übersetzung ins Portugiesische durch einen in Portugal befugten Berufsträger; 3) Anerkennung oder Authentifizierung in Portugal, wenn die konkrete Handlung dies verlangt, etwa Unterschriftsanerkennung auf der Übersetzung oder anwaltliche Kopiebeglaubigung für die Einreichung.

Die Ausnahme nach Artikel 41 des Código do Notariado besteht neben diesem Modell und wird unten erläutert.

Schritt 1: Legalisation im Herkunftsland

Bei einem Herkunftsland des Haager Übereinkommens, mehr als 125 Staaten im Jahr 2026, wird das Dokument von der zuständigen Behörde des Herkunftslands apostilliert. In den USA ist dies meist der Secretary of State des ausstellenden Bundesstaats. Im Vereinigten Königreich ist es das Legalisation Office des FCDO. In Brasilien bearbeiten seit dem Beitritt zum Haager Übereinkommen 2016 die cartórios extrajudiciais die Apostille. Jedes Herkunftsland hat eine eigene zuständige Behörde.

Bei Nicht-Haager-Herkunftsländern, darunter einige afrikanische, nahöstliche und zentralasiatische Staaten, ist eine mehrstufige konsularische Legalisation erforderlich: lokale notarielle Beglaubigung, Bestätigung durch das Außenministerium des Herkunftslands und Bestätigung durch das portugiesische Konsulat in diesem Land oder eine zuständige portugiesische diplomatische Vertretung. Seit der 2019 maßgeblichen Einbindung Portugals in den Haager Rahmen wird für portugiesische Dokumente, die in andere Haager Staaten gehen, die Apostille statt des früheren konsularischen Wegs verwendet.

Schritt 2: Beglaubigte Übersetzung ins Portugiesische

Portugal führt kein Register vereidigter Übersetzer entsprechend dem spanischen traductor jurado oder dem brasilianischen tradutor juramentado. Das IRN bestätigt, dass eine Übersetzung von folgenden Berufsträgern oder Stellen beglaubigt werden kann: notário, conservador ou oficial dos registos, advogado, solicitador oder câmara de comércio e indústria, für Handelskammern nach Decreto-Lei n.º 244/92.

In der Praxis erstellt und unterzeichnet ein qualifizierter Übersetzer die Übersetzung, und ein portugiesischer advogado, solicitador oder notário erkennt dessen Unterschrift an. Alternativ kann ein advogado, der die Ausgangssprache liest und schreibt, die Übersetzung selbst erstellen und beglaubigen. Für in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellte öffentliche Urkunden, etwa Geburts-, Heirats- oder Sterbeurkunden, befreit eine besondere EU-Verordnung bestimmte beglaubigte Übersetzungen von weiterer Anerkennung.

Schritt 3: Anerkennung in Portugal, soweit erforderlich

Für die meisten Verwendungen in Portugal, etwa AIMA-Akten, IRN-Einreichungen, Bank-Onboarding oder Hochschulzulassung, kann ein legalisiertes und übersetztes ausländisches Dokument unmittelbar ohne weitere Anerkennung verwendet werden. Bei bestimmten Handlungen, etwa wenn das ausländische Dokument in eine portugiesische notarielle Handlung eingebettet wird oder die empfangende Stelle ausdrücklich einen zusätzlichen Beglaubigungsvermerk verlangt, ist eine weitere portugiesische Handlung erforderlich.

Dies kann eine durch einen portugiesischen Rechtsanwalt beglaubigte Kopie des legalisierten ausländischen Dokuments, eine Unterschriftsanerkennung auf der portugiesischen Übersetzung oder bei grenzüberschreitenden Gesellschaftsakten ein termo de autenticação mit Bezug auf das ausländische Dokument sein. Bei der Aufnahme klären wir, welche Variante gilt.

Die Ausnahme nach Artikel 41: Wann keine Legalisation im Herkunftsland erforderlich ist

Es gibt eine wichtige portugiesische Ausnahme, die auch in der Erläuterung eines führenden portugiesischen notário-Wettbewerbers bestätigt wird: „Im Ausland nach örtlichem Recht ausgestellte Dokumente benötigen keine Legalisation, um in Portugal bei notariellen Handlungen wirksam zu sein“ (csnotaria.com).

Rechtsgrundlage ist Artikel 41 des Código do Notariado. Danach kann ein nach dem Recht des Ausstellungslands wirksam errichtetes Dokument ohne weitere Legalisation in einer portugiesischen notariellen Handlung verwendet werden. Die Ausnahme ist eng und hängt vom konkreten Zweck ab: Sie eignet sich gut, wenn ein ausländisches Dokument in eine portugiesische notarielle Handlung eingebettet wird; bei direkter Vorlage an eine portugiesische Behörde wie AIMA oder IRN befreit sie im Allgemeinen nicht von Apostille oder konsularischer Legalisation.

Praktisch ist die Ausnahme nach Artikel 41 besonders nützlich bei grenzüberschreitenden Gesellschafts-, Familien- und Erbrechtsakten, in denen ein ausländisches Dokument in einem portugiesischen termo de autenticação oder einer escritura erwähnt wird. Für die selbständige Vorlage bei einer portugiesischen Behörde ist mit Apostille oder konsularischem Weg zu rechnen.

US- und UK-Dokumente

Für in den USA ausgestellte Dokumente, darunter Geburts- und Heiratsurkunden, Gerichtsentscheidungen, Vollmachten und Gesellschaftsdokumente, ist eine Apostille des Secretary of State des ausstellenden Bundesstaats und eine beglaubigte Übersetzung ins Portugiesische in Portugal erforderlich. Staatliche Personenstandsurkunden müssen häufig zunächst durch das County beglaubigt werden, bevor die staatliche Apostille angebracht wird.

Für im Vereinigten Königreich ausgestellte Dokumente ist eine Apostille des Legalisation Office des Foreign, Commonwealth & Development Office, FCDO, sowie eine beglaubigte Übersetzung ins Portugiesische erforderlich. Gerichtsdokumente und akademische Abschlüsse können vor der FCDO-Apostille eine zwischengeschaltete notarielle Beglaubigung benötigen.

Brasilianische Dokumente

Seit dem Beitritt Brasiliens zum Haager Übereinkommen am 14. August 2016 werden brasilianische Dokumente durch brasilianische cartórios extrajudiciais aufgrund der Delegation der Corregedoria Nacional de Justiça apostilliert. Die Apostille wird im Herkunftsbundesstaat, etwa São Paulo, Rio de Janeiro oder Minas Gerais, angebracht, bevor das Dokument Brasilien verlässt.

Für die Verwendung in Portugal wird das apostillierte brasilianische Dokument, soweit erforderlich, mit einer beglaubigten Übersetzung ins europäische Portugiesisch vorgelegt; der sprachliche Unterschied ist für die rechtliche Präzision relevant. Portugiesische Behörden akzeptieren brasilianische Dokumente häufig ohne Übersetzung, doch für eine portugiesische notarielle Handlung kann weiterhin eine Anpassung oder Übersetzung ins europäische Portugiesisch verlangt werden.

Russische und ukrainische Dokumente

Russland und die Ukraine sind Haager Vertragsstaaten, daher werden russische und ukrainische öffentliche Dokumente im Herkunftsland apostilliert. In Russland wird die Apostille vom Justizministerium oder delegierten regionalen Behörden erteilt. In der Ukraine erfolgt sie je nach Dokumentart durch Justizministerium, Außenministerium oder Bildungsministerium.

Seit 2022 ist die Prüfung der Ursprungsapostille russischer Dokumente in einigen portugiesischen Behördenkontexten sensibler geworden. Bei der Aufnahme prüfen wir die Akzeptanz durch die empfangende Stelle. Die beglaubigte Übersetzung ins europäische Portugiesisch wird in Portugal durch einen qualifizierten Übersetzer erstellt und anschließend von einem advogado nach Artikel 38 des Decreto-Lei n.º 76-A/2006 beglaubigt.

Spanische Dokumente

In Spanien ausgestellte Dokumente werden vom spanischen Justizministerium oder bei notariellen Dokumenten vom zuständigen Colegio Notarial apostilliert. Für die Verwendung bei portugiesischen Behörden ist in der Regel eine beglaubigte Übersetzung ins europäische Portugiesisch erforderlich, auch wenn spanische Dokumente zum Lesen häufig auf Spanisch akzeptiert werden.

Das grenzüberschreitende Volumen zwischen Spanien und Portugal ist so hoch, dass bestimmte portugiesische cartórios über spanischsprachige Kapazität verfügen. Bei rechtsdienstleistungsnahen Handlungen kann ein spanischsprachiger portugiesischer advogado Aufnahme, Übersetzungsbeglaubigung und anschließende portugiesische notarielle Handlung in einer Akte bearbeiten.