El sistema notarial portugués, explicado

Por qué existe esta guía

El sistema notarial portugués no se parece a los sistemas notariales a los que están acostumbrados la mayoría de los extranjeros. Existe un notário público de tradición latina, pero desde la reforma de 2004 también hay prestadores paralelos — abogados portugueses, solicitadores, cámaras de comercio, juntas de freguesia y CTT — con competencias delegadas definidas para actos notariales concretos. Comprender qué vía permite realizar cada acto y con qué efecto jurídico evita pérdidas de tiempo, costes y documentos rechazados.

Esta guía explica el sistema notarial portugués desde la perspectiva de un extranjero que necesita realizar un acto notarial en Portugal o autenticar un documento portugués para utilizarlo en el extranjero. Cuando es pertinente, cita literalmente las fuentes jurídicas portuguesas.

Qué es realmente la función notarial

El lexionário del Diário da República define la función notarial, função notarial, como "la actividad que, en representación del Estado, tiene por objeto dar forma legal y conferir la presunción de autenticidad, fé pública, a los actos jurídicos extrajudiciales". Está regulada en el Código do Notariado.

La finalidad declarada del acto notarial, conforme al artículo 1.º, n.º 1, del Código do Notariado, es conferir fuerza probatoria cualificada a los actos y hechos jurídicos plasmados en un documento escrito. En otras palabras, un acto notarial produce un documento que las autoridades públicas y las partes privadas aceptan como auténtico sin prueba adicional: eso es lo que significa fé pública en la práctica.

Notários públicos y cartórios notariais

El artículo 2.º, n.º 1, del Código do Notariado designa al notário como órgano principal de la función notarial. Los notários trabajan a través de cartórios notariais, oficinas notariales abiertas al público que suelen llevar el nombre del notário, y son miembros de la Ordem dos Notários.

Los notários realizan en exclusiva determinados actos: escrituras públicas, algunos actos testamentarios y ciertas inscripciones. Las transacciones inmobiliarias exigían tradicionalmente escritura pública, aunque desde 2008 el sistema de Documento Particular Autenticado permite que la mayoría de las operaciones inmobiliarias sean autenticadas alternativamente por advogados o solicitadores. Consulte la guía específica sobre termo de autenticação para más detalles.

Advogados y solicitadores: competencia notarial delegada

El Decreto-Lei n.º 76-A/2006 de 29 de marzo atribuye a los advogados y solicitadores portugueses un catálogo definido de actos notariales: la competencia notarial delegada. En palabras de un comentario jurídico portugués de referencia que resume el decreto: "En Portugal, los abogados tienen facultades notariales, equivalentes a las notarías. Por tanto, no existe diferencia entre los actos notariales realizados por abogados y los realizados por notarios" (Advocacia Adriano Martins Pinheiro, junio de 2022). (Decreto-Lei n.º 76-A/2006 of 29 March)

El catálogo incluye: preparación y autenticación de poderes; certificación de la conformidad de copias con los originales; certificación de traducciones; autenticación de documentos privados; reconocimientos simples de firma con menciones especiales; reconocimientos presenciales de firma y escritura manuscrita; redacción de poderes privados; formalización de notificaciones extrajudiciales.

Cada acto realizado por un advogado o solicitador conforme a esta competencia delegada debe registrarse en el sistema electrónico de la Ordem correspondiente en el momento del acto, generando un número de identificación único que figura en el documento, según la Portaria n.º 657-B/2006 de 29 de junio. Sin este registro electrónico, el acto no queda válidamente certificado. (Portaria n.º 657-B/2006 of 29 June)

Prestadores paralelos

Además de notários y advogados o solicitadores, el lexionário del Diário da República confirma que los siguientes prestadores pueden certificar copias de documentos con la misma fuerza probatoria: juntas de freguesia, CTT — Correios de Portugal — y câmaras de comércio e indústria.

• Juntas de freguesia: para copias ordinarias de documentos. Práctico para el uso diario y sin cita.
• CTT: €18 por documento de hasta cuatro páginas, según la tarifa publicada.
• Câmaras de comércio e indústria: históricamente para documentos comerciales.
• Agentes consulares: los consulados portugueses en el extranjero realizan actos notariales para ciudadanos portugueses y, en algunos casos, para extranjeros con un vínculo específico con Portugal.
• Órganos especiales: conforme al artículo 3.º del Código do Notariado, ciertos comandantes militares, notários privados de cámaras municipales y de Caixa Geral de Depósitos y otras entidades legales también pueden realizar actos notariales en circunstancias definidas.

Qué actos puede realizar cada prestador

La lista siguiente relaciona los actos notariales más comunes con los prestadores competentes. Cuando aparecen varios prestadores, todos confieren al acto la misma fuerza probatoria.

• Escritura pública: únicamente notário público.
• Termo de autenticação, autenticación de documento privado: notário, advogado, solicitador, câmara de comércio.
• Reconocimiento de firma, simple, con menciones, presencial o por semejanza: notário, advogado, solicitador.
• Copia certificada de documentos: notário, advogado, solicitador, junta de freguesia, CTT, câmara de comércio.
• Traducción certificada: mediante reconocimiento de la firma del traductor, realizado por notário, advogado, solicitador o câmara de comércio, conforme al Decreto-Lei n.º 244/92 para las cámaras de comercio.
• Poderes: forma privada, advogado, solicitador, notário; forma pública, escritura, notário; forma consular, consulados portugueses.
• Apostilla: únicamente Procuradoria-Geral da República y fiscales generales adjuntos de distrito.
• Legalización consular fuera de La Haya: únicamente consulados portugueses.
• Autenticación por videoconferencia desde el 15 de noviembre de 2021: notário, advogado, solicitador, conservador o agente consular, para los actos enumerados en el correspondiente aviso del Portal da Justiça, excluidos los testamentos y determinados actos del registro de la propiedad.

Fuerza probatoria: todas las vías conducen al mismo efecto jurídico

Para los actos incluidos en la competencia delegada de advogados y solicitadores conforme al Decreto-Lei n.º 76-A/2006, la fuerza probatoria es idéntica a la de un acto realizado por un notário público. El lexionário del Diário da República sobre copias certificadas lo confirma expresamente: las certificaciones realizadas por los prestadores enumerados "confieren al documento la misma fuerza probatoria que si los actos se hubieran realizado con intervención notarial".

Esto significa que una procuração autenticada por un advogado o una firma reconocida por un advogado no es un acto notarial de segunda categoría. No es "casi tan bueno" como un acto de cartório. Es jurídicamente igual, siempre que se complete el registro electrónico.

Qué vía elegir

Para la mayoría de las necesidades notariales cotidianas — reconocimiento de firma, copias certificadas, poderes privados y la mayoría de las autenticaciones — un advogado o solicitador constituye una vía directa, cómoda y plenamente autorizada. Cuando el acto es público por naturaleza — una escritura pública inmobiliaria, un testamento o ciertas inscripciones — se requiere un notário.

En situaciones transfronterizas, la elección suele depender de los pasos posteriores: si se necesita apostilla o legalización consular, si se exige traducción certificada y si el país de destino acepta la autenticación de un abogado o exige un notário. Un abogado portugués angloparlante con práctica multilingüe puede normalmente acompañar todo el expediente, desde la recepción hasta la entrega legalizada, en un solo encargo.