O sistema notarial português explicado

Por que existe este guia

O sistema notarial português não se parece com os sistemas notariais a que a maioria dos cidadãos estrangeiros está habituada. Existe um notário público de tradição latina, mas, desde a reforma de 2004, existem também prestadores paralelos — advogados portugueses, solicitadores, câmaras de comércio, juntas de freguesia e CTT — com competência delegada definida para atos notariais específicos. Compreender que via permite praticar cada ato, e com que efeito jurídico, evita perda de tempo, custos desnecessários e documentos rejeitados.

Este guia explica o sistema notarial português do ponto de vista de um cidadão estrangeiro que necessita de praticar um ato notarial em Portugal ou de autenticar um documento português para utilização no estrangeiro. Sempre que relevante, cita diretamente as fontes jurídicas portuguesas.

O que é realmente a função notarial

O lexionário do Diário da República define a função notarial como "a atividade que, em representação do Estado, visa dar forma legal e conferir a presunção de autenticidade ("fé pública") aos atos jurídicos extrajudiciais". A função encontra-se regulada no Código do Notariado.

O objetivo declarado do ato notarial, nos termos do artigo 1.º, n.º 1, do Código do Notariado, é conferir força probatória qualificada aos atos e factos jurídicos registados num documento escrito. Na prática, um ato notarial produz um documento que as autoridades públicas e as contrapartes privadas aceitam como autêntico sem necessidade de prova adicional — é este o significado prático de "fé pública".

Notários públicos e cartórios notariais

O artigo 2.º, n.º 1, do Código do Notariado designa o notário como o órgão principal da função notarial. Os notários exercem através de cartórios notariais — estabelecimentos abertos ao público, normalmente identificados pelo nome do notário — e integram a Ordem dos Notários.

Os notários praticam em exclusivo determinados atos: escrituras públicas, alguns atos testamentários e certos registos. As transações imobiliárias exigiam tradicionalmente escritura pública, embora, desde 2008, o regime do Documento Particular Autenticado permita que a maioria das transações imobiliárias seja autenticada por advogados ou solicitadores como alternativa — consulte o guia específico sobre o termo de autenticação para mais detalhes.

Advogados e solicitadores — a competência notarial delegada

O Decreto-Lei n.º 76-A/2006, de 29 de março, atribui aos advogados e solicitadores portugueses um catálogo definido de atos notariais — a competência notarial delegada. Nas palavras de um comentário jurídico português de referência que resume o diploma: "Em Portugal, os advogados têm poderes notariais, equivalentes aos cartórios. Por conseguinte, não existe diferença entre os atos notariais praticados por advogados e os atos notariais praticados por notários" (Advocacia Adriano Martins Pinheiro, junho de 2022). (Decreto-Lei n.º 76-A/2006 of 29 March)

O catálogo inclui: preparação e autenticação de procurações; certificação da conformidade de cópias com os originais; certificação de traduções; autenticação de documentos particulares; reconhecimentos simples de assinatura com menções especiais; reconhecimentos presenciais de assinatura e letra; elaboração de procurações particulares; formalização de notificações extrajudiciais.

Cada ato praticado por advogado ou solicitador ao abrigo desta competência delegada deve ser registado no sistema eletrónico da respetiva Ordem no momento da prática do ato, gerando um número de identificação único que consta do documento, nos termos da Portaria n.º 657-B/2006, de 29 de junho. Sem este registo eletrónico, o ato não fica validamente certificado. (Portaria n.º 657-B/2006 of 29 June)

Prestadores paralelos

Além de notários e advogados ou solicitadores, o lexionário do Diário da República confirma que os seguintes prestadores podem certificar cópias de documentos com a mesma força probatória: juntas de freguesia, CTT — Correios de Portugal — e câmaras de comércio e indústria.

• Juntas de freguesia — para cópias comuns de documentos. Solução prática para utilização quotidiana, sem marcação.
• CTT — €18 por documento até quatro páginas, de acordo com a tabela publicada.
• Câmaras de comércio e indústria — historicamente para documentos comerciais.
• Agentes consulares — os consulados portugueses no estrangeiro praticam atos notariais para cidadãos portugueses e, em determinados casos, para estrangeiros com ligação específica a Portugal.
• Órgãos especiais — nos termos do artigo 3.º do Código do Notariado, determinados comandantes militares, notários privativos das câmaras municipais e da Caixa Geral de Depósitos e outras entidades previstas na lei também podem praticar atos notariais em circunstâncias definidas.

Que atos pode praticar cada prestador

A lista abaixo relaciona os atos notariais mais comuns com os prestadores competentes para os praticar. Quando aparecem vários prestadores, todos conferem ao ato a mesma força probatória.

• Escritura pública — apenas notário público.
• Termo de autenticação, autenticação de documento particular — notário, advogado, solicitador, câmara de comércio.
• Reconhecimento de assinatura, simples, com menções, presencial ou por semelhança — notário, advogado, solicitador.
• Cópia certificada de documentos — notário, advogado, solicitador, junta de freguesia, CTT, câmara de comércio.
• Tradução certificada — mediante reconhecimento da assinatura do tradutor, praticado por notário, advogado, solicitador ou câmara de comércio, nos termos do Decreto-Lei n.º 244/92 para as câmaras de comércio.
• Procurações — forma particular: advogado, solicitador, notário; forma pública, escritura: notário; forma consular: consulados portugueses.
• Apostila — apenas Procuradoria-Geral da República e Procuradores-Gerais Regionais Adjuntos.
• Legalização consular fora da Convenção da Haia — apenas consulados portugueses.
• Autenticação por videoconferência, desde 15 de novembro de 2021 — notário, advogado, solicitador, conservador ou agente consular, para os atos constantes do aviso correspondente do Portal da Justiça, com exclusão de testamentos e determinados atos de registo predial.

Força probatória — todas as vias conduzem ao mesmo efeito jurídico

Nos atos abrangidos pela competência delegada de advogados e solicitadores ao abrigo do Decreto-Lei n.º 76-A/2006, a força probatória é idêntica à de um ato praticado por notário público. O lexionário do Diário da República sobre cópias certificadas confirma-o expressamente: as certificações realizadas pelos prestadores indicados "conferem ao documento a mesma força probatória que teria se os atos tivessem sido realizados com intervenção notarial".

Isto significa que uma procuração autenticada por advogado ou uma assinatura reconhecida por advogado não constitui um ato notarial de segunda categoria. Não é "quase tão válido" como um ato de cartório. É juridicamente igual, desde que o registo eletrónico tenha sido concluído.

Que via escolher

Para a maioria das necessidades notariais quotidianas — reconhecimento de assinatura, cópias certificadas, procurações particulares e a maioria das autenticações — um advogado ou solicitador constitui uma via direta, prática e plenamente válida. Quando o ato é público por natureza — uma escritura pública imobiliária, um testamento ou certos registos — é necessário um notário.

Em situações transfronteiriças, a escolha depende frequentemente das etapas posteriores: se é necessária apostila ou legalização consular, se é exigida tradução certificada e se o país de destino aceita autenticação por advogado ou exige notário. Um advogado português de língua inglesa com prática multilingue completa pode normalmente acompanhar todo o processo, desde a receção do pedido até à entrega legalizada, num único serviço.