Utilização de documentos estrangeiros em Portugal — guia completo

Verificação rápida — o que é necessário

A possibilidade de utilizar um documento estrangeiro em Portugal depende de três elementos: a finalidade concreta perante uma entidade portuguesa, tribunal ou contraparte privada; o país de origem; e se a legalização ocorre no país de origem, por apostila ou legalização consular, ou não é necessária porque a utilização concreta beneficia de uma exceção.

Este guia acompanha todo o percurso, desde o documento emitido no país de origem até ao documento pronto para apresentação a uma entidade portuguesa, com secções específicas para os países de origem sobre os quais a THE-Ö Legal recebe mais pedidos.

O modelo de três etapas

Na maioria dos documentos estrangeiros, a utilização em Portugal segue três etapas sucessivas: 1) legalização no país de origem, por apostila para países da Convenção da Haia ou por legalização consular para países fora da Convenção; 2) tradução certificada para português, efetuada ou certificada por profissional autorizado em Portugal; 3) reconhecimento ou autenticação em Portugal quando o ato concreto o exija, por exemplo, reconhecimento de assinatura na tradução ou certificação da cópia por advogado para apresentação.

A exceção do artigo 41.º do Código do Notariado funciona em paralelo com este modelo e é explicada abaixo.

Etapa 1 — legalização no país de origem

Nos países de origem abrangidos pela Convenção da Haia, mais de 125 em 2026, o documento é apostilado pela autoridade competente desse país. Nos Estados Unidos é normalmente o Secretary of State do estado emissor. No Reino Unido é o Legalisation Office do FCDO. No Brasil, desde a adesão à Convenção da Haia em 2016, a apostila é efetuada pelos cartórios extrajudiciais. Cada país de origem tem a sua própria autoridade competente.

Nos países de origem que não são partes na Convenção da Haia, incluindo alguns países africanos, do Médio Oriente e da Ásia Central, é necessária legalização consular em várias etapas: notarização local, validação pelo ministério dos negócios estrangeiros do país de origem e validação pelo consulado português nesse país, ou pela representação diplomática portuguesa competente. Para documentos portugueses destinados a outros países da Haia, usa-se atualmente apostila em vez da antiga via consular.

Etapa 2 — tradução certificada para português

Portugal não mantém um registo de tradutores juramentados equivalente ao traductor jurado espanhol ou ao tradutor juramentado brasileiro. O IRN confirma que a certificação da tradução pode ser efetuada por notário, conservador ou oficial dos registos, advogado, solicitador ou câmara de comércio e indústria, nos termos do Decreto-Lei n.º 244/92 para as câmaras de comércio.

Na prática, um tradutor qualificado realiza e assina a tradução e um advogado, solicitador ou notário português reconhece a assinatura do tradutor. Em alternativa, um advogado que leia e escreva a língua de origem pode realizar e certificar pessoalmente a tradução. Para documentos públicos emitidos num Estado-Membro da UE, como certidões de nascimento, casamento ou óbito, um regulamento europeu específico dispensa determinadas traduções certificadas de reconhecimento adicional.

Etapa 3 — reconhecimento em Portugal quando necessário

Para a maioria das utilizações em Portugal, como processos na AIMA, pedidos no IRN, abertura de conta bancária ou matrícula universitária, um documento estrangeiro legalizado e traduzido pode ser utilizado diretamente sem reconhecimento adicional. Em atos específicos, por exemplo quando o documento estrangeiro integra um ato notarial português ou quando a entidade destinatária exige expressamente certificação adicional da cópia, é necessário um ato suplementar em Portugal.

Esse ato pode ser uma cópia do documento estrangeiro legalizado certificada por advogado português, um reconhecimento de assinatura na tradução portuguesa ou, em atos societários transfronteiriços, um termo de autenticação que faça referência ao documento estrangeiro. Identificamos na receção quais destes atos são aplicáveis.

A exceção do artigo 41.º — quando não é necessária legalização no país de origem

Existe uma exceção portuguesa relevante, confirmada na explicação de um notário português concorrente: «Os documentos emitidos no estrangeiro de acordo com a lei local não necessitam de legalização para produzir efeitos em Portugal quando utilizados em atos notariais» (csnotaria.com).

A base legal é o artigo 41.º do Código do Notariado, segundo o qual um documento validamente formalizado nos termos da lei do país onde foi emitido é admissível num ato notarial português sem legalização adicional. A exceção é restrita e depende da utilização concreta: funciona bem quando o documento estrangeiro é integrado num ato notarial português; em regra, não dispensa apostila ou legalização consular quando o documento é apresentado diretamente a uma entidade pública portuguesa, como AIMA ou IRN.

Na prática, a exceção do artigo 41.º é especialmente útil em atos societários transfronteiriços, atos de direito da família e sucessões em que um documento estrangeiro é referido num termo de autenticação ou escritura portuguesa. Para utilização autónoma perante uma entidade portuguesa, deve contar com apostila ou via consular.

Documentos dos EUA e do Reino Unido

Para documentos emitidos nos EUA, como certidões de nascimento e casamento, decisões judiciais, procurações e documentos societários, é necessária apostila do Secretary of State do estado emissor e tradução certificada para português em Portugal. Registos de estado civil emitidos pelo estado podem exigir certificação prévia pelo county antes da apostila estadual.

Para documentos emitidos no Reino Unido, é necessária apostila do Legalisation Office do Foreign, Commonwealth & Development Office, FCDO, e tradução certificada para português. Documentos judiciais e diplomas académicos podem exigir certificação notarial intermédia antes da apostila do FCDO.

Documentos brasileiros

Desde a adesão do Brasil à Convenção da Haia em 14 de agosto de 2016, os documentos brasileiros são apostilados pelos cartórios extrajudiciais brasileiros por delegação da Corregedoria Nacional de Justiça. A apostila é aposta no estado de origem, São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais e assim por diante, antes de o documento sair do Brasil.

Para utilização em Portugal, o documento brasileiro apostilado é apresentado com tradução certificada para português europeu, quando necessária; a diferença linguística é relevante para a precisão jurídica. As entidades portuguesas aceitam frequentemente documentos brasileiros em português do Brasil sem tradução, mas num ato notarial português pode continuar a ser exigida adaptação ou tradução para português europeu.

Documentos russos e ucranianos

A Rússia e a Ucrânia são partes na Convenção da Haia, pelo que os documentos públicos russos e ucranianos são apostilados no país de origem. Na Rússia, a apostila é aposta pelo Ministério da Justiça ou pelas autoridades regionais delegadas. Na Ucrânia, é aposta pelo Ministério da Justiça, Ministério dos Negócios Estrangeiros ou Ministério da Educação, consoante o tipo de documento.

Desde 2022, a verificação de apostilas de origem em documentos russos tornou-se mais sensível em alguns contextos perante entidades portuguesas. Confirmamos a aceitação pela entidade destinatária durante a receção. A tradução certificada para português europeu é efetuada em Portugal por tradutor qualificado e depois certificada por advogado ao abrigo do artigo 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

Documentos espanhóis

Os documentos emitidos em Espanha são apostilados pelo Ministério da Justiça espanhol ou pelo Colegio Notarial competente no caso de documentos notariais. Para utilização perante entidades portuguesas, é normalmente necessária tradução certificada para português europeu, embora os documentos espanhóis sejam frequentemente aceites em espanhol para simples leitura.

O volume transfronteiriço entre Espanha e Portugal é suficientemente elevado para que alguns cartórios notariais portugueses disponham de atendimento em espanhol. Nos atos associados a serviços jurídicos, um advogado português de língua espanhola pode tratar, num único processo, da receção, certificação da tradução e ato notarial português subsequente.