Das portugiesische Notarsystem erklärt

Warum es diesen Leitfaden gibt

Das portugiesische Notarsystem unterscheidet sich von den Systemen, an die die meisten ausländischen Staatsangehörigen gewöhnt sind. Es gibt einen öffentlichen notário in lateinischer Tradition, doch seit der Reform von 2004 bestehen außerdem parallele Anbieter, darunter portugiesische Rechtsanwälte, solicitadores, Handelskammern, juntas de freguesia und CTT, mit klar definierten delegierten Befugnissen für bestimmte notarielle Handlungen. Wer weiß, welcher Weg welche Handlung mit welcher Rechtswirkung ermöglicht, spart Zeit und Geld und vermeidet zurückgewiesene Dokumente.

Dieser Leitfaden erklärt das portugiesische Notarsystem aus Sicht eines ausländischen Staatsangehörigen, der eine notarielle Handlung in Portugal benötigt oder ein portugiesisches Dokument für die Verwendung im Ausland authentifizieren lassen muss. Soweit relevant, werden portugiesische Rechtsquellen wörtlich zitiert.

Was die notarielle Funktion tatsächlich ist

Das lexionário des Diário da República definiert die notarielle Funktion, função notarial, als „die Tätigkeit, die in Vertretung des Staates darauf gerichtet ist, außergerichtlichen Rechtsakten eine rechtliche Form zu geben und ihnen die Vermutung der Echtheit, fé pública, zu verleihen“. Sie ist im Código do Notariado geregelt.

Der erklärte Zweck einer notariellen Handlung, Código do Notariado Art. 1.º Nr. 1, besteht darin, Rechtsakten und Tatsachen, die in einem schriftlichen Dokument festgehalten sind, qualifizierte Beweiskraft zu verleihen. Anders gesagt erzeugt eine notarielle Handlung ein Dokument, das Behörden und private Vertragspartner ohne weiteren Nachweis als echt anerkennen. Das bedeutet fé pública in der Praxis.

Notários públicos und cartórios notariais

Código do Notariado Art. 2.º Nr. 1 bezeichnet den notário als Hauptorgan der notariellen Funktion. Notários arbeiten über cartórios notariais, öffentlich zugängliche Notariate, die typischerweise nach dem notário benannt sind, und sind Mitglieder der Ordem dos Notários.

Bestimmte Handlungen sind notários vorbehalten: escrituras públicas, einige letztwillige Handlungen und bestimmte Registereinträge. Immobiliengeschäfte erforderten traditionell eine escritura pública; seit 2008 erlaubt der Rahmen des Documento Particular Autenticado jedoch, dass die meisten Immobiliengeschäfte alternativ von advogados oder solicitadores authentifiziert werden. Einzelheiten finden Sie im besonderen Leitfaden zum termo de autenticação.

Advogados und solicitadores: die delegierte notarielle Befugnis

Das Decreto-Lei n.º 76-A/2006 vom 29. März überträgt portugiesischen advogados und solicitadores einen festgelegten Katalog notarieller Handlungen, die delegierte notarielle Befugnis. Ein maßgeblicher portugiesischer Rechtskommentar fasst das Dekret so zusammen: „In Portugal verfügen Rechtsanwälte über notarielle Befugnisse, die Notariaten gleichwertig sind. Deshalb besteht kein Unterschied zwischen notariellen Handlungen von Rechtsanwälten und notariellen Handlungen von Notaren“ (Advocacia Adriano Martins Pinheiro, Juni 2022).

Der Katalog umfasst: Vorbereitung und Authentifizierung von Vollmachten; Bestätigung der Übereinstimmung von Kopien mit Originalen; Beglaubigung von Übersetzungen; Authentifizierung von Privatschriftstücken; einfache Unterschriftsanerkennungen mit besonderen Vermerken; persönliche Anerkennung von Unterschrift und Handschrift; Erstellung privater Vollmachten; Formalisierung außergerichtlicher Mitteilungen.

Jede Handlung eines advogado oder solicitador aufgrund dieser delegierten Befugnis muss zum Zeitpunkt der Handlung im elektronischen System der jeweiligen Ordem erfasst werden. Dabei wird eine eindeutige Identifikationsnummer erzeugt, die auf dem Dokument erscheint, Portaria n.º 657-B/2006 vom 29. Juni. Ohne diesen elektronischen Registerschritt ist die Handlung nicht wirksam beglaubigt.

Parallele Anbieter

Neben notários sowie advogados oder solicitadores bestätigt das lexionário des Diário da República, dass folgende Anbieter Dokumentkopien mit derselben Beweiskraft beglaubigen dürfen: juntas de freguesia, CTT — Correios de Portugal — sowie câmaras de comércio e indústria.

• Juntas de freguesia: für gewöhnliche Dokumentkopien. Praktisch für den täglichen Gebrauch und ohne Termin.
• CTT: 18 € pro Dokument bis zu vier Seiten nach veröffentlichtem Tarif.
• Câmaras de comércio e indústria: traditionell für Handelsdokumente.
• Konsularbeamte: Portugiesische Konsulate im Ausland nehmen notarielle Handlungen für portugiesische Staatsangehörige und in bestimmten Fällen für ausländische Personen mit besonderem Bezug zu Portugal vor.
• Besondere Organe: Nach Código do Notariado Art. 3.º dürfen bestimmte militärische Befehlshaber, private notários von Gemeindeverwaltungen und der Caixa Geral de Depósitos sowie weitere gesetzlich bestimmte Stellen unter festgelegten Umständen notarielle Handlungen vornehmen.

Welche Handlungen jeder Anbieter vornehmen darf

Die folgende Übersicht ordnet die häufigsten notariellen Handlungen den jeweils zuständigen Anbietern zu. Sind mehrere Anbieter genannt, verleihen alle der Handlung dieselbe Beweiskraft.

• Escritura pública: ausschließlich notário público.
• Termo de autenticação, Authentifizierung eines Privatschriftstücks: notário, advogado, solicitador, câmara de comércio.
• Unterschriftsanerkennung, einfach, mit Vermerken, persönlich oder nach Ähnlichkeit: notário, advogado, solicitador.
• Beglaubigte Dokumentkopie: notário, advogado, solicitador, junta de freguesia, CTT, câmara de comércio.
• Beglaubigte Übersetzung: durch Anerkennung der Unterschrift des Übersetzers, vorgenommen von notário, advogado, solicitador oder câmara de comércio, für Handelskammern nach Decreto-Lei n.º 244/92.
• Vollmachten: private Form durch advogado, solicitador oder notário; öffentliche Form, escritura, durch notário; konsularische Form durch portugiesische Konsulate.
• Apostille: ausschließlich Procuradoria-Geral da República und stellvertretende Bezirksgeneralstaatsanwälte.
• Konsularische Legalisation außerhalb des Haager Systems: ausschließlich portugiesische Konsulate.
• Authentifizierung per Videokonferenz seit 15. November 2021: notário, advogado, solicitador, conservador oder Konsularbeamter für die in der entsprechenden Mitteilung des Portal da Justiça aufgeführten Handlungen, ausgenommen Testamente und bestimmte Grundbuchhandlungen.

Beweiskraft: Alle Wege führen zur gleichen Rechtswirkung

Für Handlungen innerhalb der delegierten Befugnis von advogados und solicitadores nach Decreto-Lei n.º 76-A/2006 ist die Beweiskraft mit der einer Handlung eines notário público identisch. Das lexionário des Diário da República zu beglaubigten Kopien bestätigt ausdrücklich, dass Beglaubigungen der aufgeführten Anbieter „dem Dokument dieselbe Beweiskraft verleihen, als wären die Handlungen unter notarieller Mitwirkung vorgenommen worden“.

Das bedeutet: Eine durch einen advogado authentifizierte procuração oder eine von einem advogado anerkannte Unterschrift ist keine notarielle Handlung zweiter Klasse. Sie ist nicht „fast so gut“ wie eine Handlung im cartório. Rechtlich ist sie gleichwertig, sofern der elektronische Registerschritt abgeschlossen wurde.

Welchen Weg Sie wählen sollten

Für die meisten alltäglichen notariellen Bedürfnisse, etwa Unterschriftsanerkennung, beglaubigte Kopien, private Vollmachten und die meisten Authentifizierungen, ist ein advogado oder solicitador ein direkter, praktischer und vollwertiger Weg. Ist die Handlung ihrem Wesen nach öffentlich, etwa eine escritura pública für Immobilien, ein Testament oder bestimmte Registereinträge, ist ein notário erforderlich.

Bei grenzüberschreitenden Fällen bestimmen häufig die nachfolgenden Schritte die Wahl: ob eine Apostille oder konsularische Legalisation nötig ist, ob eine beglaubigte Übersetzung verlangt wird und ob das Bestimmungsland die Authentifizierung durch einen Rechtsanwalt akzeptiert oder einen notário fordert. Ein englischsprachiger portugiesischer Rechtsanwalt mit umfassender mehrsprachiger Praxis kann die Akte gewöhnlich vom Erstkontakt bis zur legalisierten Auslieferung in einem Mandat begleiten.