Le système notarial portugais expliqué

Pourquoi ce guide existe

Le système notarial portugais ne ressemble pas aux systèmes auxquels la plupart des étrangers sont habitués. Il existe un notário public de tradition latine, mais depuis la réforme de 2004, des prestataires parallèles — avocats portugais, solicitadores, chambres de commerce, juntas de freguesia et CTT — disposent également de compétences déléguées définies pour certains actes notariaux. Comprendre quelle voie permet d’accomplir quel acte et avec quel effet juridique évite des pertes de temps, des coûts et des refus de documents.

Ce guide explique le système notarial portugais du point de vue d’un étranger qui doit faire accomplir un acte notarial au Portugal ou authentifier un document portugais pour l’utiliser à l’étranger. Il cite textuellement les sources juridiques portugaises lorsque cela est pertinent.

Ce qu’est réellement la fonction notariale

Le lexionário du Diário da República définit la fonction notariale, função notarial, comme "l’activité qui, en représentation de l’État, vise à donner une forme juridique et à conférer la présomption d’authenticité, fé pública, aux actes juridiques extrajudiciaires". Elle est codifiée dans le Código do Notariado.

La finalité déclarée de l’acte notarial, article 1.º, n.º 1, du Código do Notariado, est de conférer une force probante qualifiée aux actes et faits juridiques consignés dans un document écrit. Autrement dit, l’acte notarial produit un document que les autorités publiques et les parties privées acceptent comme authentique sans preuve supplémentaire : c’est le sens pratique de fé pública.

Notários publics et cartórios notariais

L’article 2.º, n.º 1, du Código do Notariado désigne le notário comme organe principal de la fonction notariale. Les notários exercent dans des cartórios notariais, études ouvertes au public généralement désignées par le nom du notário, et sont membres de l’Ordem dos Notários.

Les notários accomplissent exclusivement certains actes : escrituras públicas, certains actes testamentaires et certaines inscriptions. Les opérations immobilières exigeaient traditionnellement une escritura pública, mais depuis 2008, le régime du Documento Particular Autenticado permet que la plupart des opérations immobilières soient authentifiées, à titre alternatif, par des advogados ou des solicitadores. Consultez le guide consacré au termo de autenticação pour plus de détails.

Advogados et solicitadores — compétence notariale déléguée

Le Decreto-Lei n.º 76-A/2006 du 29 mars attribue aux advogados et solicitadores portugais un catalogue défini d’actes notariaux : la compétence notariale déléguée. Selon un commentaire juridique portugais de référence résumant le décret : "Au Portugal, les avocats disposent de pouvoirs notariaux équivalents à ceux des études notariales. Il n’existe donc aucune différence entre les actes notariaux accomplis par les avocats et ceux accomplis par les notaires" (Advocacia Adriano Martins Pinheiro, juin 2022). (Decreto-Lei n.º 76-A/2006 of 29 March)

Ce catalogue comprend : préparation et authentification des procurations ; certification de conformité des copies avec les originaux ; certification des traductions ; authentification des documents privés ; reconnaissances simples de signature avec mentions spéciales ; reconnaissances en présence de signature et d’écriture manuscrite ; établissement de procurations privées ; formalisation des notifications extrajudiciaires.

Chaque acte accompli par un advogado ou un solicitador dans le cadre de cette compétence déléguée doit être enregistré dans le système électronique de l’Ordem correspondante au moment de l’acte, ce qui génère un numéro d’identification unique figurant sur le document, conformément à la Portaria n.º 657-B/2006 du 29 juin. Sans cette inscription électronique, l’acte n’est pas valablement certifié. (Portaria n.º 657-B/2006 of 29 June)

Prestataires parallèles

Outre les notários et les advogados ou solicitadores, le lexionário du Diário da República confirme que les prestataires suivants peuvent certifier des copies de documents avec la même force probante : juntas de freguesia, CTT — Correios de Portugal — et câmaras de comércio e indústria.

• Juntas de freguesia : pour les copies courantes de documents. Pratique pour l’usage quotidien, sans rendez-vous.
• CTT : 18 € par document jusqu’à quatre pages selon le tarif publié.
• Câmaras de comércio e indústria : historiquement pour les documents commerciaux.
• Agents consulaires : les consulats portugais à l’étranger accomplissent des actes notariaux pour les citoyens portugais et, dans certains cas, pour les étrangers ayant un lien particulier avec le Portugal.
• Organes spéciaux : selon l’article 3.º du Código do Notariado, certains commandants militaires, notários privés de municipalités et de Caixa Geral de Depósitos, ainsi que d’autres entités légales, peuvent également accomplir des actes notariaux dans des circonstances définies.

Quels actes chaque prestataire peut accomplir

La liste suivante associe les actes notariaux les plus courants aux prestataires habilités à les accomplir. Lorsque plusieurs prestataires sont mentionnés, tous confèrent à l’acte la même force probante.

• Escritura pública : notário public uniquement.
• Termo de autenticação, authentification de document privé : notário, advogado, solicitador, câmara de comércio.
• Reconnaissance de signature, simple, avec mentions, en présence ou par similitude : notário, advogado, solicitador.
• Copie certifiée de documents : notário, advogado, solicitador, junta de freguesia, CTT, câmara de comércio.
• Traduction certifiée : par reconnaissance de la signature du traducteur, effectuée par notário, advogado, solicitador ou câmara de comércio, conformément au Decreto-Lei n.º 244/92 pour les chambres de commerce.
• Procurations : forme privée, advogado, solicitador, notário ; forme publique, escritura, notário ; forme consulaire, consulats portugais.
• Apostille : Procuradoria-Geral da República et procureurs généraux adjoints de district uniquement.
• Légalisation consulaire hors Convention de La Haye : consulats portugais uniquement.
• Authentification par visioconférence depuis le 15 novembre 2021 : notário, advogado, solicitador, conservador ou agent consulaire, pour les actes énumérés dans l’avis correspondant du Portal da Justiça, à l’exception des testaments et de certains actes du registre foncier.

Force probante — toutes les voies conduisent au même effet juridique

Pour les actes relevant de la compétence déléguée des advogados et solicitadores au titre du Decreto-Lei n.º 76-A/2006, la force probante est identique à celle d’un acte accompli par un notário public. Le lexionário du Diário da República sur les copies certifiées le confirme expressément : les certifications réalisées par les prestataires énumérés "confèrent au document la même force probante que si les actes avaient été réalisés avec intervention notariale".

Cela signifie qu’une procuração authentifiée par un advogado ou une signature reconnue par un advogado n’est pas un acte notarial de seconde catégorie. Ce n’est pas "presque aussi valable" qu’un acte de cartório. C’est juridiquement la même chose, à condition que l’inscription électronique soit accomplie.

Quelle voie choisir

Pour la plupart des besoins notariaux courants — reconnaissance de signature, copies certifiées, procurations privées et majorité des authentifications — un advogado ou un solicitador constitue une voie directe, pratique et pleinement autorisée. Lorsque l’acte est public par nature — une escritura pública immobilière, un testament ou certaines inscriptions — un notário est requis.

Dans les situations transfrontalières, le choix dépend souvent des étapes ultérieures : nécessité d’une apostille ou d’une légalisation consulaire, exigence d’une traduction certifiée, acceptation par le pays de destination de l’authentification d’un avocat ou exigence d’un notário. Un avocat portugais anglophone disposant d’une pratique multilingue complète peut généralement prendre en charge l’ensemble du dossier, de l’ouverture à la livraison légalisée, dans une seule mission.