Utiliser des documents étrangers au Portugal — guide complet

Vérification rapide : ce qu’il vous faut

La possibilité d’utiliser un document étranger au Portugal dépend de trois éléments : l’usage de destination devant une autorité portugaise déterminée, une juridiction ou une contrepartie privée ; le pays d’origine ; et le fait qu’une légalisation soit effectuée du côté de l’origine, apostille ou légalisation consulaire, ou qu’elle soit inutile parce que l’usage précis relève d’une exception.

Ce guide suit l’ensemble du parcours, du document délivré dans le pays d’origine au document prêt à être présenté à une autorité portugaise, avec des sections propres aux pays d’origine qui font l’objet des demandes les plus fréquentes auprès de THE-Ö Legal.

Le modèle en trois étapes

Pour la plupart des documents étrangers, l’utilisation au Portugal suit trois étapes successives : 1) légalisation dans le pays d’origine, soit par apostille pour les pays de la Convention de La Haye, soit par légalisation consulaire pour les autres ; 2) traduction certifiée en portugais, réalisée ou certifiée par un professionnel autorisé au Portugal ; 3) reconnaissance ou authentification au Portugal lorsque l’acte précis l’exige, par exemple reconnaissance de signature sur la traduction ou certification de copie par un advogado pour le dépôt.

L’exception de l’article 41 du Código do Notariado existe parallèlement à ce modèle et est expliquée ci-dessous.

Étape 1 : légalisation dans le pays d’origine

Pour un pays d’origine partie à la Convention de La Haye, plus de 125 pays en 2026, le document est apostillé par l’autorité compétente du pays d’origine. Aux États-Unis, il s’agit généralement du Secretary of State de l’État émetteur. Au Royaume-Uni, c’est le Legalisation Office du FCDO. Au Brésil, depuis l’adhésion à la Convention en 2016, les cartórios extrajudiciais traitent l’apostille. Chaque pays dispose de sa propre autorité compétente.

Pour les pays d’origine non parties à la Convention de La Haye, notamment certains pays d’Afrique, du Moyen-Orient et d’Asie centrale, une légalisation consulaire en plusieurs étapes est requise : notarisation locale, validation par le ministère des Affaires étrangères du pays d’origine et validation par le consulat portugais dans ce pays, ou par la représentation diplomatique portugaise compétente. Pour les documents portugais destinés à d’autres pays de La Haye, l’apostille a désormais remplacé l’ancienne voie consulaire.

Étape 2 : traduction certifiée en portugais

Le Portugal ne tient pas de registre de traducteurs assermentés équivalent au traductor jurado espagnol ou au tradutor juramentado brésilien. L’IRN confirme que la certification d’une traduction peut être effectuée par un notário, un conservador ou oficial dos registos, un advogado, un solicitador ou une câmara de comércio e indústria, selon le Decreto-Lei n.º 244/92 pour les chambres de commerce.

En pratique, un traducteur qualifié réalise et signe la traduction, puis un advogado, solicitador ou notário portugais reconnaît la signature du traducteur. Un advogado qui lit et écrit la langue source peut également réaliser et certifier lui-même la traduction. Pour les documents publics délivrés dans un autre État membre de l’UE, comme les actes de naissance, de mariage ou de décès, un règlement européen spécifique dispense certaines traductions certifiées de reconnaissance supplémentaire.

Étape 3 : reconnaissance au Portugal lorsque nécessaire

Pour la plupart des utilisations au Portugal, notamment les dossiers AIMA, les dépôts IRN, l’ouverture de compte bancaire ou l’inscription universitaire, un document étranger légalisé et traduit peut être utilisé directement sans reconnaissance supplémentaire. Pour certains actes, par exemple lorsque le document étranger est intégré dans un acte notarial portugais ou lorsque l’autorité destinataire exige expressément un cachet supplémentaire de copie certifiée, un acte additionnel est nécessaire au Portugal.

Il peut s’agir d’une copie du document étranger légalisé certifiée par un advogado portugais, d’une reconnaissance de signature sur la traduction portugaise ou, pour certains actes sociaux transfrontaliers, d’un termo de autenticação faisant référence au document étranger. Nous déterminons à l’ouverture du dossier lesquels sont applicables.

L’exception de l’article 41 : quand la légalisation dans le pays d’origine n’est pas nécessaire

Il existe une exception portugaise notable, confirmée dans l’explication d’un notário portugais concurrent : « Les documents délivrés à l’étranger conformément à la loi locale ne nécessitent aucune légalisation pour produire leurs effets au Portugal lorsqu’ils sont utilisés dans des actes notariaux » (csnotaria.com).

La base juridique est l’article 41 du Código do Notariado, selon lequel un document valablement établi selon la loi du pays où il a été délivré est admissible dans un acte notarial portugais sans légalisation supplémentaire. L’exception est étroite et dépend de l’usage précis : elle fonctionne bien pour intégrer un document étranger dans un acte notarial portugais ; en règle générale, elle ne dispense pas de l’apostille ou de la légalisation consulaire lorsque le document est présenté directement à une autorité publique portugaise comme AIMA ou IRN.

En pratique, l’exception de l’article 41 est particulièrement utile pour les actes sociaux transfrontaliers, les actes de droit de la famille et les successions dans lesquels un document étranger est mentionné dans un termo de autenticação ou une escritura portugaise. Pour un usage autonome devant une autorité portugaise, prévoyez l’apostille ou la voie consulaire.

Documents américains et britanniques

Pour les documents délivrés aux États-Unis, actes de naissance et de mariage, décisions judiciaires, procurations et documents sociaux, une apostille du Secretary of State de l’État émetteur est requise, suivie d’une traduction certifiée en portugais au Portugal. Les actes d’état civil délivrés par l’État peuvent devoir être certifiés par le county avant l’apostille de l’État.

Pour les documents délivrés au Royaume-Uni, une apostille du Legalisation Office du Foreign, Commonwealth & Development Office, FCDO, est requise, suivie d’une traduction certifiée en portugais. Les documents judiciaires et diplômes universitaires peuvent nécessiter une certification notariale intermédiaire avant l’apostille du FCDO.

Documents brésiliens

Depuis l’adhésion du Brésil à la Convention de La Haye le 14 août 2016, les documents brésiliens sont apostillés par les cartórios extrajudiciais brésiliens sur délégation de la Corregedoria Nacional de Justiça. L’apostille est apposée dans l’État d’origine, São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, etc., avant la sortie du document du Brésil.

Pour l’utilisation au Portugal, le document brésilien apostillé est présenté avec une traduction certifiée en portugais européen lorsque cela est nécessaire ; la différence linguistique compte pour la précision juridique. Les autorités portugaises acceptent souvent les documents brésiliens en portugais brésilien sans traduction, mais une adaptation ou traduction en portugais européen peut rester nécessaire pour un acte notarial portugais.

Documents russes et ukrainiens

La Russie et l’Ukraine sont parties à la Convention de La Haye ; leurs documents publics sont donc apostillés dans le pays d’origine. En Russie, l’apostille est apposée par le ministère de la Justice ou ses autorités régionales déléguées. En Ukraine, elle est apposée par le ministère de la Justice, le ministère des Affaires étrangères ou le ministère de l’Éducation selon le type de document.

Depuis 2022, la vérification de l’apostille d’origine des documents russes est devenue plus sensible dans certains contextes auprès des autorités portugaises. Nous vérifions l’acceptation par l’autorité destinataire lors de l’ouverture du dossier. La traduction certifiée en portugais européen est réalisée au Portugal par un traducteur qualifié puis certifiée par un advogado en vertu de l’article 38 du Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

Documents espagnols

Les documents délivrés en Espagne sont apostillés par le ministère espagnol de la Justice ou par le Colegio Notarial compétent pour les actes notariaux. Pour une utilisation auprès d’autorités portugaises, une traduction certifiée en portugais européen est généralement requise, même si les documents espagnols sont souvent acceptés en espagnol à des fins de lecture.

Le volume transfrontalier Espagne-Portugal est suffisamment important pour que certains cartórios notariais portugais disposent d’une capacité en espagnol. Pour les actes associés à des services juridiques, un advogado portugais hispanophone peut traiter dans un même dossier l’ouverture, la certification de la traduction et l’acte notarial portugais qui suit.