שימוש במסמכים זרים בפורטוגל — מדריך מלא

בדיקה מהירה — מה נדרש

האפשרות להשתמש במסמך זר בפורטוגל תלויה בשלושה גורמים: מטרת השימוש המדויקת בפני רשות פורטוגלית, בית משפט או צד פרטי; מדינת המקור; והאם הלגליזציה מתבצעת במדינת המקור באמצעות apostille או לגליזציה קונסולרית, או שאינה נדרשת משום שהשימוש המסוים נכנס לחריג.

מדריך זה עוקב אחר המסלול המלא, מהמסמך שהונפק במדינת המקור ועד למסמך המוכן להצגה לרשות פורטוגלית, וכולל פרקים ייעודיים למדינות המקור שלגביהן THE-Ö Legal מקבלת את מספר הפניות הגדול ביותר.

המודל בן שלושת השלבים

ברוב המסמכים הזרים, השימוש בפורטוגל כולל שלושה שלבים עוקבים: 1) לגליזציה במדינת המקור — apostille למדינות אמנת האג או לגליזציה קונסולרית למדינות שאינן צד לאמנה; 2) תרגום מאושר לפורטוגזית, המבוצע או מאושר בידי בעל מקצוע מוסמך בפורטוגל; 3) הכרה או אימות בפורטוגל כאשר הפעולה המסוימת דורשת זאת, למשל הכרה בחתימה על התרגום או אישור עותק בידי advogado לצורך הגשה.

החריג לפי סעיף 41 של Código do Notariado פועל במקביל למודל זה ומוסבר להלן.

שלב 1 — לגליזציה במדינת המקור

במדינת מקור שהיא צד לאמנת האג, יותר מ-125 מדינות בשנת 2026, המסמך מקבל apostille מהרשות המוסמכת באותה מדינה. בארצות הברית זו בדרך כלל לשכת Secretary of State של המדינה שהנפיקה את המסמך. בבריטניה זהו Legalisation Office של FCDO. בברזיל, מאז הצטרפותה לאמנה בשנת 2016, ה-apostille מטופל בידי cartórios extrajudiciais. לכל מדינת מקור יש רשות מוסמכת משלה.

במדינות מקור שאינן צד לאמנת האג, ובהן מדינות מסוימות באפריקה, במזרח התיכון ובמרכז אסיה, נדרשת לגליזציה קונסולרית רב-שלבית: אישור נוטריוני מקומי, אישור משרד החוץ של מדינת המקור ואישור הקונסוליה הפורטוגלית באותה מדינה או נציגות דיפלומטית פורטוגלית מוסמכת. מאז ההשתלבות הרלוונטית של פורטוגל במסגרת האג בשנת 2019, מסמכים פורטוגליים המיועדים למדינות אחרות באמנה משתמשים ב-apostille במקום במסלול הקונסולרי הישן.

שלב 2 — תרגום מאושר לפורטוגזית

פורטוגל אינה מנהלת מרשם מתרגמים מושבעים המקביל ל-traductor jurado הספרדי או ל-tradutor juramentado הברזילאי. IRN מאשר כי ניתן לאשר תרגום בידי notário, conservador ou oficial dos registos, advogado, solicitador או câmara de comércio e indústria, לפי Decreto-Lei n.º 244/92 לגבי לשכות מסחר.

בפועל, מתרגם מוסמך מכין וחותם על התרגום, ולאחר מכן advogado, solicitador או notário פורטוגלי מכיר בחתימת המתרגם. לחלופין, advogado הקורא וכותב בשפת המקור יכול לבצע ולאשר את התרגום בעצמו. לגבי מסמכים ציבוריים שהונפקו במדינה אחרת באיחוד האירופי, כגון תעודות לידה, נישואין או פטירה, תקנה אירופית מיוחדת פוטרת תרגומים מאושרים מסוימים מהכרה נוספת.

שלב 3 — הכרה בפורטוגל כאשר היא נדרשת

לרוב השימושים בפורטוגל, כגון תיקי AIMA, הגשות ל-IRN, פתיחת חשבון בנק או הרשמה לאוניברסיטה, ניתן להשתמש ישירות במסמך זר שעבר לגליזציה ותורגם, ללא הכרה נוספת. בפעולות מסוימות, למשל כאשר המסמך הזר משולב בפעולה נוטריונית פורטוגלית או כאשר הרשות המקבלת דורשת במפורש חותמת נוספת של עותק מאושר, נדרשת פעולה נוספת בפורטוגל.

פעולה זו יכולה להיות עותק של המסמך הזר שעבר לגליזציה ואושר בידי advogado פורטוגלי, הכרה בחתימה על התרגום הפורטוגלי או, בפעולות תאגידיות חוצות גבולות, termo de autenticação המפנה למסמך הזר. בעת פתיחת התיק אנו קובעים אילו מהפעולות חלות.

החריג לפי סעיף 41 — מתי אין צורך בלגליזציה במדינת המקור

קיים חריג פורטוגלי חשוב, המאושר גם בהסבר של notário פורטוגלי מתחרה: “מסמכים שהונפקו בחו״ל בהתאם לדין המקומי אינם זקוקים ללגליזציה כדי להפיק תוקף בפורטוגל כאשר הם משמשים בפעולות נוטריוניות” (csnotaria.com).

הבסיס המשפטי הוא סעיף 41 של Código do Notariado, שלפיו מסמך שנערך כדין לפי חוקי המדינה שבה הונפק מתקבל בפעולה נוטריונית פורטוגלית ללא לגליזציה נוספת. החריג צר ותלוי בשימוש המדויק: הוא מתאים כאשר מסמך זר משולב בפעולה נוטריונית פורטוגלית; ככלל, הוא אינו פוטר מ-apostille או מלגליזציה קונסולרית כאשר המסמך מוגש ישירות לרשות ציבורית פורטוגלית כגון AIMA או IRN.

בפועל, החריג לפי סעיף 41 שימושי במיוחד בפעולות תאגידיות חוצות גבולות, בפעולות דיני משפחה ובירושות שבהן מסמך זר מוזכר בתוך termo de autenticação או escritura פורטוגלית. לשימוש עצמאי בפני רשות פורטוגלית יש לצפות ל-apostille או למסלול קונסולרי.

מסמכים מארה״ב ומבריטניה

למסמכים שהונפקו בארצות הברית, ובהם תעודות לידה ונישואין, החלטות בתי משפט, ייפויי כוח ומסמכי חברות, נדרש apostille של Secretary of State במדינה שהנפיקה את המסמך ותרגום מאושר לפורטוגזית בפורטוגל. רשומות מצב אישי שהונפקו בידי המדינה עשויות לדרוש אישור מוקדם ברמת county לפני הוספת ה-apostille של המדינה.

למסמכים שהונפקו בבריטניה נדרש apostille של Legalisation Office במשרד Foreign, Commonwealth & Development Office, FCDO, ותרגום מאושר לפורטוגזית. מסמכי בתי משפט ותעודות אקדמיות עשויים לדרוש אישור נוטריוני ביניים לפני טיפול FCDO.

מסמכים ברזילאיים

מאז הצטרפות ברזיל לאמנת האג ב-14 באוגוסט 2016, מסמכים ברזילאיים מקבלים apostille בידי cartórios extrajudiciais ברזילאיים מכוח האצלה של Corregedoria Nacional de Justiça. ה-apostille מוסף במדינת המקור, כגון São Paulo, Rio de Janeiro או Minas Gerais, לפני שהמסמך יוצא מברזיל.

לשימוש בפורטוגל, המסמך הברזילאי עם apostille מוגש עם תרגום מאושר לפורטוגזית אירופית כאשר נדרש; ההבדל הלשוני חשוב לדיוק משפטי. רשויות פורטוגליות מקבלות לעיתים קרובות מסמכים ברזילאיים בפורטוגזית ברזילאית ללא תרגום, אך בפעולה נוטריונית פורטוגלית עדיין עשויה להידרש התאמה או תרגום לפורטוגזית אירופית.

מסמכים רוסיים ואוקראיניים

רוסיה ואוקראינה הן צד לאמנת האג, ולכן מסמכים ציבוריים רוסיים ואוקראיניים מקבלים apostille במדינת המקור. ברוסיה ה-apostille מונפק בידי משרד המשפטים או רשויות אזוריות מואצלות. באוקראינה הוא מונפק בידי משרד המשפטים, משרד החוץ או משרד החינוך, לפי סוג המסמך.

מאז 2022, בדיקת apostille המקור במסמכים רוסיים נעשתה רגישה יותר בהקשרים מסוימים בפני רשויות פורטוגליות. אנו מאשרים את הקבלה בידי הרשות המקבלת במהלך פתיחת התיק. התרגום המאושר לפורטוגזית אירופית מבוצע בפורטוגל בידי מתרגם מוסמך ולאחר מכן מאושר בידי advogado לפי סעיף 38 של Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

מסמכים ספרדיים

מסמכים שהונפקו בספרד מקבלים apostille ממשרד המשפטים הספרדי או מ-Colegio Notarial המוסמך לגבי מסמכים נוטריוניים. לשימוש בפני רשויות פורטוגליות נדרש בדרך כלל תרגום מאושר לפורטוגזית אירופית, אף שמסמכים ספרדיים מתקבלים לעיתים קרובות בספרדית לצורכי קריאה.

היקף הפעילות חוצת הגבולות בין ספרד לפורטוגל גדול דיו לכך של-cartórios notariais פורטוגליים מסוימים יש שירות בספרדית. בפעולות הקשורות לשירות משפטי, advogado פורטוגלי דובר ספרדית יכול לטפל באותו תיק בפתיחה, באישור התרגום ובפעולה הנוטריונית הפורטוגלית שלאחר מכן.