Використання іноземних документів у Португалії — повний посібник

Швидка перевірка — що вам потрібно

Можливість використати іноземний документ у Португалії залежить від трьох обставин: конкретної мети перед португальським органом, судом або приватним контрагентом; країни походження; а також від того, чи виконується легалізація у країні походження — апостиль або консульська легалізація — чи вона не потрібна, оскільки конкретне використання підпадає під виняток.

Цей посібник охоплює весь шлях від документа, виданого у країні походження, до документа, готового для подання португальському органу, з окремими розділами про країни, щодо яких клієнти THE-Ö Legal запитують найчастіше.

Модель із трьох етапів

Для більшості іноземних документів використання в Португалії включає три послідовні етапи: 1) легалізація у країні походження — апостиль для країн Гаазької конвенції або консульська легалізація для інших; 2) сертифікований переклад португальською мовою, виконаний або сертифікований уповноваженим у Португалії фахівцем; 3) визнання або автентифікація на португальській стороні, якщо це потрібно для конкретної дії, наприклад визнання підпису на перекладі або засвідчення копії адвокатом для подання.

Виняток за статтею 41 Código do Notariado існує паралельно цій моделі й пояснюється нижче.

Етап 1 — легалізація у країні походження

Якщо країна походження є учасницею Гаазької конвенції, а таких країн у 2026 році понад 125, апостиль проставляє компетентний орган країни походження. У США це зазвичай Secretary of State штату, що видав документ. У Великій Британії — Legalisation Office FCDO. У Бразилії після приєднання до Гаазької конвенції у 2016 році апостиль проставляють cartórios extrajudiciais. Кожна країна має свій компетентний орган.

Для країн походження, що не беруть участі в Гаазькій конвенції, включно з деякими державами Африки, Близького Сходу та Центральної Азії, потрібна багатоетапна консульська легалізація: місцеве нотаріальне засвідчення, підтвердження міністерством закордонних справ країни походження та підтвердження португальським консульством у цій країні або компетентним дипломатичним представництвом Португалії. Після відповідного приєднання Португалії до Гаазької системи у 2019 році для документів, що прямують із Португалії до інших країн Конвенції, застосовується апостиль замість старого консульського шляху.

Етап 2 — сертифікований переклад португальською мовою

У Португалії немає реєстру присяжних перекладачів, аналогічного іспанському traductor jurado або бразильському tradutor juramentado. IRN підтверджує, що сертифікувати переклад можуть notário, conservador ou oficial dos registos, advogado, solicitador або câmara de comércio e indústria; для торгових палат застосовується Decreto-Lei n.º 244/92.

Практичний механізм такий: кваліфікований перекладач виконує та підписує переклад, а португальський advogado, solicitador або notário засвідчує підпис перекладача. Як альтернатива, advogado, який читає й пише мовою оригіналу, може сам виконати та сертифікувати переклад. Для публічних документів, виданих у державі ЄС, наприклад свідоцтв про народження, шлюб або смерть, спеціальний регламент ЄС звільняє деякі сертифіковані переклади від додаткового визнання.

Етап 3 — визнання в Португалії, коли воно потрібне

Для більшості використань у Португалії — справ AIMA, подань до IRN, банківського комплаєнсу, вступу до університету — легалізований і перекладений іноземний документ можна використовувати безпосередньо, без додаткового визнання. Для окремих дій, наприклад коли іноземний документ включено до португальської нотаріальної дії або орган-одержувач прямо вимагає додатковий штамп засвідченої копії, потрібна додаткова дія в Португалії.

Це може бути засвідчена португальським адвокатом копія легалізованого іноземного документа, визнання підпису на португальському перекладі або, для транскордонних корпоративних дій, termo de autenticação з посиланням на іноземний документ. Під час приймання ми визначаємо, що саме застосовується.

Виняток за статтею 41 — коли легалізація у країні походження не потрібна

Існує важливий португальський виняток, підтверджений у роз’ясненні португальського notário-конкурента: «Документи, видані за кордоном відповідно до місцевого права, не потребують легалізації для дії в Португалії, коли використовуються в нотаріальних актах» (csnotaria.com).

Правовою підставою є стаття 41 Código do Notariado: документ, належно оформлений за правом країни видачі, допускається в португальській нотаріальній дії без додаткової легалізації. Виняток вузький і залежить від конкретної мети. Він добре працює, коли іноземний документ включається до португальської нотаріальної дії, але зазвичай не звільняє від апостиля або консульської легалізації, якщо документ подається безпосередньо португальському державному органу, наприклад AIMA або IRN.

На практиці виняток за статтею 41 особливо корисний для транскордонних корпоративних, сімейних і спадкових дій, коли іноземний документ згадується в португальському termo de autenticação або escritura. Для самостійного подання португальському органу слід розраховувати на апостиль або консульський шлях.

Документи США та Великої Британії

Для документів, виданих у США, включно зі свідоцтвами про народження та шлюб, судовими рішеннями, довіреностями й корпоративними документами, потрібен апостиль Secretary of State штату видачі та сертифікований переклад португальською мовою в Португалії. Акти цивільного стану, видані штатом, іноді спочатку мають бути засвідчені на рівні county до проставлення апостиля штату.

Для документів, виданих у Великій Британії, потрібен апостиль Legalisation Office of the Foreign, Commonwealth & Development Office, FCDO, і сертифікований переклад португальською мовою. Судові документи та дипломи про освіту можуть потребувати проміжного нотаріального засвідчення до апостиля FCDO.

Бразильські документи

Після приєднання Бразилії до Гаазької конвенції 14 серпня 2016 року бразильські документи апостилюють cartórios extrajudiciais за делегуванням Corregedoria Nacional de Justiça. Апостиль проставляється у штаті походження — Сан-Паулу, Ріо-де-Жанейро, Мінас-Жерайс тощо — до відправлення документа з Бразилії.

Для використання в Португалії бразильський документ з апостилем подається із сертифікованим перекладом європейською португальською мовою, коли він потрібен; мовна відмінність важлива для точності юридичних термінів. Португальські органи часто приймають бразильські документи бразильською португальською без перекладу, але для португальської нотаріальної дії все ж може знадобитися адаптація або переклад європейською португальською.

Російські та українські документи

Росія й Україна є учасницями Гаазької конвенції, тому російські та українські публічні документи апостилюються у країні походження. У Росії апостиль проставляє Міністерство юстиції або делеговані регіональні органи. В Україні — Міністерство юстиції, Міністерство закордонних справ або Міністерство освіти залежно від виду документа.

З 2022 року перевірка первинного апостиля російських документів у деяких контекстах португальських органів стала складнішою. Під час приймання ми перевіряємо позицію конкретного органу-одержувача. Сертифікований переклад європейською португальською виконується в Португалії кваліфікованим перекладачем і потім сертифікується advogado за статтею 38 Decreto-Lei n.º 76-A/2006.

Іспанські документи

Документи, видані в Іспанії, апостилюються іспанським Міністерством юстиції або делегованим Colegio Notarial для нотаріальних документів. Для використання перед португальськими органами зазвичай потрібен сертифікований переклад європейською португальською, хоча для ознайомлення португальські органи часто приймають іспанські документи іспанською.

Обсяг транскордонних справ між Іспанією та Португалією настільки великий, що деякі португальські cartórios мають іспаномовних працівників. У діях, пов’язаних із юридичними послугами, іспаномовний португальський advogado може в одній справі провести приймання, сертифікацію перекладу та подальшу португальську нотаріальну дію.