הסבר על המערכת הנוטריונית בפורטוגל

למה המדריך הזה קיים

המערכת הנוטריונית בפורטוגל אינה דומה למערכות שרוב הזרים מכירים. קיים notário ציבורי במסורת הלטינית, אך מאז הרפורמה של 2004 קיימים גם נותני שירות מקבילים — עורכי דין פורטוגלים, solicitadores, לשכות מסחר, juntas de freguesia ו-CTT — בעלי סמכות מואצלת מוגדרת לפעולות נוטריוניות מסוימות. הבנת המסלול המתאים לכל פעולה והתוקף המשפטי שלו חוסכת זמן, כסף ודחיית מסמכים.

מדריך זה מסביר את המערכת הנוטריונית בפורטוגל מנקודת מבטו של זר הזקוק לפעולה נוטריונית בפורטוגל או לאימות מסמך פורטוגלי לשימוש בחו״ל. כאשר הדבר רלוונטי, הוא מצטט במדויק את המקורות המשפטיים הפורטוגליים.

מהי למעשה הפונקציה הנוטריונית

ה-lexionário של Diário da República מגדיר את הפונקציה הנוטריונית, função notarial, כ״פעילות שבייצוג המדינה נועדה לתת צורה משפטית ולהעניק חזקת אותנטיות, fé pública, לפעולות משפטיות מחוץ לבית המשפט״. היא מוסדרת ב-Código do Notariado.

המטרה המוצהרת של פעולה נוטריונית, Código do Notariado סעיף 1.º מס׳ 1, היא להעניק כוח ראייתי מוגבר לפעולות ולעובדות משפטיות המתועדות במסמך כתוב. במילים אחרות, פעולה נוטריונית מפיקה מסמך שרשויות ציבוריות וצדדים פרטיים מקבלים כאותנטי ללא הוכחה נוספת. זו המשמעות המעשית של fé pública.

Notários públicos ו-cartórios notariais

Código do Notariado סעיף 2.º מס׳ 1 מגדיר את notário כאורגן העיקרי של הפונקציה הנוטריונית. Notários פועלים באמצעות cartórios notariais, משרדי נוטריון הפתוחים לציבור ובדרך כלל נושאים את שם ה-notário, והם חברים ב-Ordem dos Notários.

Notários מבצעים באופן בלעדי פעולות מסוימות: escrituras públicas, פעולות צוואה מסוימות ורישומים מסוימים. עסקאות מקרקעין דרשו מסורתית escritura pública, אך מאז 2008 מסגרת Documento Particular Autenticado מאפשרת לרוב עסקאות המקרקעין לעבור אימות בידי advogados או solicitadores כחלופה. לפרטים ראו את המדריך הייעודי על termo de autenticação.

Advogados ו-solicitadores — הסמכות הנוטריונית המואצלת

Decreto-Lei n.º 76-A/2006 מיום 29 במרץ מעניק ל-advogados ול-solicitadores פורטוגלים קטלוג מוגדר של פעולות נוטריוניות — הסמכות הנוטריונית המואצלת. לפי פרשנות משפטית פורטוגלית מובילה המסכמת את הצו: ״בפורטוגל לעורכי דין יש סמכויות נוטריוניות השוות למשרדי נוטריון. לכן אין הבדל בין פעולות נוטריוניות שמבצעים עורכי דין לבין פעולות שמבצעים נוטריונים״ (Advocacia Adriano Martins Pinheiro, יוני 2022).

הקטלוג כולל: הכנת ייפויי כוח ואימותם; אישור התאמת העתקים למקור; אישור תרגומים; אימות מסמכים פרטיים; reconhecimento de assinatura פשוט עם אזכורים מיוחדים; הכרה בנוכחות בחתימה ובכתב יד; עריכת ייפויי כוח פרטיים; פורמליזציה של הודעות מחוץ לבית המשפט.

כל פעולה שמבצע advogado או solicitador מכוח סמכות מואצלת זו חייבת להירשם במערכת האלקטרונית של ה-Ordem המתאימה בעת ביצוע הפעולה, תוך יצירת מספר זיהוי ייחודי המופיע במסמך, לפי Portaria n.º 657-B/2006 מיום 29 ביוני. ללא הרישום האלקטרוני, הפעולה אינה מאושרת כדין.

נותני שירות מקבילים

בנוסף ל-notários ול-advogados או solicitadores, ה-lexionário של Diário da República מאשר כי נותני השירות הבאים יכולים לאשר העתקים של מסמכים באותו כוח ראייתי: juntas de freguesia, CTT — Correios de Portugal — ו-câmaras de comércio e indústria.

• Juntas de freguesia — להעתקים רגילים של מסמכים. נוח לשימוש יומיומי וללא תור.
• CTT — €18 למסמך עד ארבעה עמודים לפי התעריף שפורסם.
• Câmaras de comércio e indústria — באופן מסורתי למסמכים מסחריים.
• נציגים קונסולריים — קונסוליות פורטוגל בחו״ל מבצעות פעולות נוטריוניות לאזרחים פורטוגלים ובמקרים מסוימים לזרים בעלי זיקה מיוחדת לפורטוגל.
• אורגנים מיוחדים — לפי Código do Notariado סעיף 3.º, מפקדים צבאיים מסוימים, notários פרטיים של רשויות מקומיות ושל Caixa Geral de Depósitos וגופים סטטוטוריים נוספים רשאים גם הם לבצע פעולות נוטריוניות בנסיבות מוגדרות.

אילו פעולות כל נותן שירות רשאי לבצע

הרשימה שלהלן ממפה את הפעולות הנוטריוניות הנפוצות לנותני השירות המוסמכים לבצע אותן. כאשר מופיעים כמה נותני שירות, כולם מקנים לפעולה אותו כוח ראייתי.

• Escritura pública — notário público בלבד.
• Termo de autenticação, אימות מסמך פרטי — notário, advogado, solicitador, câmara de comércio.
• הכרה בחתימה, פשוטה, עם אזכורים, בנוכחות או לפי דמיון — notário, advogado, solicitador.
• העתק מאושר של מסמכים — notário, advogado, solicitador, junta de freguesia, CTT, câmara de comércio.
• תרגום מאושר — באמצעות הכרה בחתימת המתרגם בידי notário, advogado, solicitador או câmara de comércio, לפי Decreto-Lei n.º 244/92 עבור לשכות מסחר.
• ייפויי כוח — צורה פרטית: advogado, solicitador, notário; צורה ציבורית, escritura: notário; צורה קונסולרית: קונסוליות פורטוגל.
• Apostille — רק Procuradoria-Geral da República וסגני תובעים כלליים מחוזיים.
• לגליזציה קונסולרית מחוץ לאמנת האג — רק קונסוליות פורטוגל.
• אימות באמצעות ועידת וידאו מאז 15 בנובמבר 2021 — notário, advogado, solicitador, conservador או נציג קונסולרי, לפעולות המפורטות בהודעה המתאימה של Portal da Justiça, למעט צוואות ופעולות רישום מקרקעין מסוימות.

כוח ראייתי — כל המסלולים מובילים לאותו תוקף משפטי

לגבי פעולות שבסמכות המואצלת של advogados ו-solicitadores לפי Decreto-Lei n.º 76-A/2006, הכוח הראייתי זהה לזה של פעולה שמבצע notário público. ה-lexionário של Diário da República בנושא העתקים מאושרים מאשר זאת במפורש: אישורים שמבצעים נותני השירות המנויים ״מקנים למסמך אותו כוח ראייתי כאילו הפעולות בוצעו בהתערבות נוטריונית״.

משמעות הדבר היא ש-procuração שאומת בידי advogado או חתימה שהוכרה בידי advogado אינם פעולה נוטריונית מדרגה שנייה. הם אינם ״כמעט טובים כמו״ פעולה ב-cartório. מבחינה משפטית הם זהים, בתנאי שהרישום האלקטרוני הושלם.

באיזה מסלול לבחור

לרוב הצרכים הנוטריוניים היומיומיים — כגון הכרה בחתימה, העתקים מאושרים, ייפויי כוח פרטיים ורוב האימותים — advogado או solicitador הם מסלול ישיר, נוח ובעל סמכות מלאה. כאשר הפעולה ציבורית במהותה — כגון escritura pública במקרקעין, צוואה או רישומים מסוימים — נדרש notário.

במקרים חוצי גבולות, הבחירה נקבעת לעיתים קרובות לפי השלבים הבאים: האם דרושים apostille או לגליזציה קונסולרית, האם נדרש תרגום מאושר והאם מדינת היעד מקבלת אימות של עורך דין או דורשת notário. עורך דין פורטוגלי דובר אנגלית בעל פרקטיקה רב-לשונית מלאה יכול בדרך כלל ללוות את כל התיק מהקליטה ועד למסירה לאחר לגליזציה במסגרת התקשרות אחת.